Anwesenheitslisten kommen in den verschiedensten Fällen zur Anwendung und man hat sich selbst in aller Regel in zig solche Listen eingetragen – ob nur mit Vor- und Nachnamen plus Unterschrift, oder auch mit weiteren Angaben wie Kontaktdaten. Als Wohnungseigentümer kommt man zur Eigentümerversammlung immer mit einer Anwesenheitsliste in Kontakt, damit die anwesenden Miteigentümer der Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) dokumentiert werden. Wer selbst eine Eigentümerversammlung oder ein anderes Meeting einberufen und leiten muss, findet hier eine Auswahl an kostenlosen Vorlagen und Muster für eine Anwesenheitsliste im Word- oder PDF-Dateiformat.
Die Anwesenheitsliste kommt als Dokument in den verschiedensten Fällen zur Anwendung. Es geht darum, die Teilnahme von Personen verbindlich zu dokumentieren.
Wie bereits erwähnt, sind Anwesenheitslisten bei Eigentümerversammlungen (ordentlichen wie außerordentlichen) zwingend zu führen und gehören als Dokument zu den Verwaltungsunterlagen der WEG. Jedoch gibt es darüber hinaus viele andere Versammlungen, Veranstaltungen und Meetings, bei denen eine Anwesenheitsliste vorgeschrieben oder zumindest empfehlenswert ist. Es geht stets darum, nachweisen zu können, wer anwesend war und so eine gewisse Rechtssicherheit zu schaffen.
Anwendungsfälle – Anwesenheitsliste
Ein jedes Meeting bzw. eine jede Versammlung sollte solide vorbereitet werden. Dazu gehört stets auch eine Anwesenheitsliste. Diese kann man auch soweit wie möglich vorbefüllen.
Eigentümerversammlungen
Mitgliederversammlungen und -sitzungen von Vereinen
Sitzungen und Versammlungen von Organisationen
Vorträge und Lehrgänge
Seminare und Workshops
Vorlesungen
Besprechungen, Meetings und Workshops (intern und extern)
Ortsbegehungen und Abnahmen (sofern alle Teilnehmer nicht im Protokoll erfasst sind)
Für diese Anwendungsfälle gibt es jedoch mitunter Unterschiede, welche Informationen mit diesem Dokument erfasst werden. Ebenso steht die Anwesenheitsliste in manchen Fällen auch im Zusammenhang mit Vertretungsvollmachten, beispielsweise wenn sich ein Wohnungseigentümer durch einen Miteigentümer der Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) im Rahmen einer Eigentümerversammlung vertreten lässt.
Wie ist eine Anwesenheitsliste aufgebaut?
Bei dem Aufbau einer Anwesenheitsliste gibt es verbindliche respektive verpflichtende Angaben und solche, die optional sind. Für Ihren konkreten Anwendungsfall gilt es also, die passende Vorlage zu identifizieren.
Der Aufbau einer Anwesenheitsliste ist grundsätzlich tabellarisch und wird meistens handschriftlich ausgefüllt, wobei man jedoch auch bei einem bekannten Teilnehmerkreis die Namen der zu erwartenden Teilnehmer der Veranstaltung vorab mittels Textverarbeitungsprogramm wie beispielsweise MS Word, OpenOffice oder LibreOffice in die Vorlage eintragen kann.
Beim Aufbau einer Anwesenheitsliste gibt es verpflichtende Bausteine und solche, die optional sind.
Zu den verpflichtenden Bestandteilen einer Anwesenheitsliste gehören ferner:
Bezeichnung der Veranstaltung
Ort der Veranstaltung (z. B. Adresse, Raum)
Datum und ggf. Uhrzeit
Bezeichnung / Name des Veranstalters / Versammlungsleiters
Vollständig ist eine Anwesenheitsliste, wenn alle Teilnehmer der Veranstaltung namentlich aufgeführt sind (vorbefüllt oder selbst eingetragen) und eine Unterschrift im entsprechenden Feld geleistet haben.
Darüber hinaus gibt es optionale Daten, die mit einer Anwesenheitsliste festgehalten werden. Diese sind insbesondere:
Kontaktdaten (z. B. Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse)
Organisationseinheit (z. B. Abteilungsbezeichnung beim Arbeitgeber)
Stimmberechtigung / Rolle / Funktion (z. B. bei Gremien mit Beschlussfähigkeit)
Bearbeiterkennung (z. B. bei größeren Arbeitgebern mit komplexen Prozessen)
Kostenlose Vorlagen und Muster – Anwesenheitsliste (Word)
Hinweis: Bei diesen Vorlagen handelt es sich nur um die Anwesenheitsliste, nicht jedoch um das Protokoll. Das Protokoll muss entsprechend bestimmten Vorgaben unterzeichnet werden (Beispiel: Protokoll Eigentümerversammlung).
Kostenlose Vorlagen und Muster – Anwesenheitsliste (PDF)
Hinweis: Bei diesen Vorlagen handelt es sich nur um die Anwesenheitsliste, nicht jedoch um das Protokoll. Das Protokoll muss entsprechend bestimmten Vorgaben unterzeichnet werden (Beispiel: Protokoll Eigentümerversammlung).
Kostenlose Vorlagen und Muster – Anwesenheitsliste (Excel)
Hinweis: Bei diesen Vorlagen handelt es sich nur um die Anwesenheitsliste, nicht jedoch um das Protokoll. Das Protokoll muss entsprechend bestimmten Vorgaben unterzeichnet werden (Beispiel: Protokoll Eigentümerversammlung).
Weitere Vorlagen – Teilnehmerliste (Word, PDF, Excel)
Die Teilnehmerliste ist nicht mit einer Anwesenheitsliste gleichzusetzen. Es kann zahlreiche Ähnlichkeiten, was einzelne Spalten betrifft, geben. In den meisten Fällen dient eine Teilnehmerliste jedoch dazu, im Vorfeld einer Veranstaltung planen zu können. Beispielsweise sollen Fragen wie die voraussichtliche Anzahl der Teilnehmer und mögliche Anforderungen (z. B. Wünsche / Einschränkungen in Bezug auf Übernachtungsmöglichkeiten, Essen usw.) mit diesem Dokumententyp geklärt werden. Im Nachfolgenden finden Sie Vorlagen für eine Teilnehmerliste wahlweise im Word-, PDF- oder Excel-Dateiformat.
Eine Anwesenheitsliste ist insbesondere bei offiziellen Versammlungen und Veranstaltungen erforderlich, um die Anwesenheit des Teilnehmerkreises verbindlich zu dokumentieren. Beispiele sind Eigentümerversammlungen bei Wohnungseigentümergemeinschaften oder Mitgliederversammlungen bei Vereinen. Weitere Informationen und kostenlose Vorlagen
In der Google-Bildersuche steht Ihnen eine große Auswahl an kostenlosen Anwesenheitslisten zur Verfügung, die Sie entweder direkt Ausdrucken (PDF) oder bei Bedarf vorbefüllen (Word) können. Nutzen Sie ein Muster, das zu dem Charakter der bevorstehenden Veranstaltung passt. Auf Hausverwaltung-Ratgeber.de finden Sie viele kostenlose Mustervorlagen (Word & PDF)
Ersetzt eine Anwesenheitsliste ein Protokoll?
Nein, man muss ganz genau zwischen dem Protokoll und der Anwesenheitsliste unterscheiden. Das Protokoll dokumentiert Inhalte der Versammlung, während die Anwesenheitsliste nur den Teilnehmerkreis festhält.
Dieser Artikel wurde am 26.08.2022 um weitere Vorlagen ergänzt.
Lisa Bönemann hat über mehrere Jahre hinweg als Eigentümerin die verschiedensten Hausverwaltungen kennengelernt: engagierte und kompetente Verwaltungen sowie leider auch weniger gute, bei denen die Post monatelang auflief. In dieser Zeit hat sie sich intensiv in das Thema Hausverwaltung einarbeiten müssen und festgestellt, dass es im Internet nur wenig Informationen für Wohnungseigentümer gibt. Um dies zu ändern, hat sie das Portal Hausverwaltung-Ratgeber.de gegründet.
