Es gibt viele Situationen, in denen ein Protokoll unumgänglich ist. Steht eine Eigentümerversammlung an, muss dazu ein Protokoll erstellt werden. Auch dann, wenn eine außerordentliche Versammlung ansteht, ist ein solches Protokoll zu verfassen – Ausnahmen sind nicht möglich, selbst wenn die Versammlung der Eigentümer nur wenige Minuten dauert. Einige Inhalte sind dabei zwingend in diesem Dokument aufzuführen; die Änderungen, die sich dabei durch die WEG-Reform ergeben haben, sind im Nachfolgenden sowie in den Vorlagen der Protokolle berücksichtigt. Grundsätzlich gilt es, Ergebnisse und Abstimmungen verbindlich zu dokumentieren. Denken Sie zudem daran, dass der Eigentümerversammlung eine Einladung inklusive Mitteilung der Tagesordnungspunkte vorausgeht. Die Frist dazu liegt bei mindestens drei Wochen. Nicht selten organisieren Gemeinschaften wie Eigentümergemeinschaften aufgrund eines fehlenden oder abwesenden Verwalters die Versammlungen aus reiner Notwendigkeit selbst. Was Sie als Protokollführer beachten sollten, erfahren Sie im Nachfolgenden.
Inhaltsverzeichnis
Die Protokoll-Vorlage: Inhalt und Aufbau
So intensiv und kontrovers über einige Beschlüsse in Versammlungen auch diskutiert werden mag: Bezüglich Inhalt und Aufbau eines Protokolls gibt es einige wichtige Punkte, die nicht verhandelbar sind. Dazu – je nach den Details in der Gemeinschaftsordnung – gehören verbindlich:
Datum und Ort der Versammlung
Niederschrift der Beschlussfähigkeit. (Nach der WEG-Reform sind Eigentümerversammlungen immer beschlussfähig.)
Beschlussanträge
Niederschrift der jeweiligen Ja-Stimmen, der Nein-Stimmen sowie der Enthaltungen zu den Beschlüssen.
Feststellung der Beschlüsse sowie die Beschlussverkündung.
Diese Punkte im Protokoll sind zu beachten, wenn Sie z. B. das erste Mal ohne einen Verwalter eine Eigentümerversammlung abhalten und oder wenn es sich um eine neu gegründete WEG handelt, deren Vorgaben in der Gemeinschaftsordnung / Teilungserklärung nicht vertraut sind.
Achten Sie unbedingt darauf, dass Sie beim Protokoll keine Informationen vergessen. Manche sind verpflichtend, andere sind optional.
Optionale und ratsame Inhalte sind eines Protokolls sind des Weiteren:
Angaben zu den Geschäftsordnungsbeschlüssen (z. B. ob es Gäste gibt, die nicht im Grundbuch stehen)
Anlagen (z. B. drei, vier Angebote zu Beschlussanträgen bei Sanierungsvorhaben, wird darüber beschlossen, ist eine Aufnahme in das Protokoll verbindlich)
Angaben zu Wortbeiträgen
Der Aufbau des Protokolls
Um eine aussagekräftige und bindende Ergebnis- und Entscheidungsdokumentation zu erhalten, ist ein übersichtlicher Aufbau eines Protokolls mit den wichtigsten Angaben empfehlenswert. Im Allgemeinen ist der folgende Aufbau ratsam:
Name der Gemeinschaft / des Vereins / der Organisation / der Firma
Datum der Versammlung
Ort der Versammlung
Beginn der Versammlung
Namen der Versammlungsleitung sowie der Protokollführung
Festhalten der entsprechenden Abstimmungsergebnisse (Ja-Stimmen, Nein-Stimmen und Enthaltungen)
Ende der Versammlung
Benötigte Unterschriften
Liste der Teilnehmer als Anhang
Ungünstig ist es, wenn das Protokoll von Teilnehmer unterschrieben wurde, die nicht die ganze Zeit anwesend waren. Geht es um wichtige Beschlüsse und sind einige Teilnehmer oder gar der Versammlungsleiter mit anderen Anwesenden zerstritten, sollten Sie alle Abstimmungsergebnisse und Beschlussanträge mitschreiben. Leider gibt es nach Versammlungen immer mal wieder Fantasie-Protokolle, die nichts mit den tatsächlich erfolgten Abstimmungen zu tun haben. Dies kommt mitunter dann vor, wenn man es beispielsweise mit einem unseriösen Verwalter zu tun hat.
Das Protokoll schreiben
Auf das Schreiben eines Protokolls sollte man sich unbedingt rechtzeitig vorbereiten. Zwischen dem Verlaufs- und dem Ergebnisprotokoll gibt es diverse Unterschiede. Auf Hausverwaltung-Ratgeber.de finden Sie eine große Auswahl an kostenlosen Vorlagen. Mit Sicherheit ist etwas Passendes für Sie dabei!
Idealerweise wird das Protokoll direkt mitgeschrieben und vor Ort schon ausgedruckt und an alle Teilnehmer verteilt – leider ist dies noch nicht bei allen Versammlungen die Regel. Nach der WEG-Reform ist die Verwaltung laut WEMoG zur “unverzüglichen” Niederschrift des Protokolls verpflichtet. Das Protokoll zu schreiben ist eine Sache, die Beschlusssammlung hingegen ist eine andere. Beschlusssammlungen sollten immer aktuell gehalten werden – und dies bitte möglichst zügig. Dies gilt auch für Gerichtsentscheidungen, die sich in der Beschlusssammlung finden müssen. Soll ein Beschluss angefochten werden, ist weniger das Protokoll, sondern die Beschlusssammlung relevant. Das ist besonders dann interessant, wenn die Zusendung des Protokolls auf sich warten lässt, die Einsicht verwehrt wird und ein Beschluss angefochten werden soll. Wichtig ist auch, dass ohne Ankündigung kein Beschluss erfolgt, auch wenn der Tagesordnungspunkt „Sonstiges“ gerne dazu verleitet.
Verlaufsprotokoll oder Ergebnisprotokoll – gut zu wissen
Ein Verlaufsprotokoll enthält immer auch die konkreten Einzelaspekte einer Diskussion. Üblich ist es daher, den Inhalt der Versammlung sinngemäß zusammenzufassen. Meist geschieht dies, in dem Beiträge in indirekter Rede im Protokoll wiedergegeben werden. Etwas anders sieht es bei einem Ergebnisprotokoll aus. Diese Protokollart gibt, wie der Name bereits suggeriert, hauptsächlich die Ergebnisse einer Versammlung wieder. Jeder Beitrag wird kurz und präzise zusammengefasst, um einen Überblick über alle Ergebnisse in einer Versammlung zu erhalten. Neben den bereits erwähnten Protokollen gibt es natürlich noch weitere Formen wie etwa ein Gedächtnisprotokoll oder ein Wortprotokoll. Letzteres enthält wortwörtlich alles Gesagte und dementsprechend aufwendig ist eine Erstellung, vor allem ohne Aufnahme des Gesprochenen.
Kostenlose Protokollvorlagen für Ihre Versammlung / Veranstaltung / Besprechung
Manchmal müssen schnell Protokolle geschrieben werden und am einfachsten geht dies natürlich mit einer entsprechenden Vorlage. Daher finden Sie für Besprechungen, Sitzungen oder Diskussionen unterschiedliche Protokolle als Muster zum kostenlosen Download. Die Protokollvorlagen können unkompliziert schnell angepasst und für den jeweiligen Zweck verwendet werden. So können Sie einfach dafür sorgen, dass Inhalte klar und nachvollziehbar für alle, auch für Nicht-Anwesende, in einem ansprechenden Layout zur Verfügung stehen. Im Verlauf der Erstellung werden Sie feststellen, dass einige Notizen der Gesprächsverläufe nicht zwingend wichtig für das Protokoll sind, andere hingegen schon. Um nicht durcheinander zu geraten, ist es daher empfehlenswert, die Ausarbeitung der Endfassung so schnell wie möglich nach dem Termin anzufertigen, da viele Informationen und die Erinnerung daran schwinden. Im Fazit sparen Sie damit viel Zeit und sollte das Protokoll einen festen Abgabetermin haben, geraten Sie nicht in Zeitnot.
Ein Protokoll hat verpflichtende Angaben und optionale. Verpflichtend sind Basisinformationen wie etwa die Bezeichnung der Besprechung bzw. Versammlung oder Angaben zu Ort und Uhrzeit bzw. die namentliche Benennung des Protokollführers. Ergänzt werden diese Informationen durch die Tagesordnungspunkte inkl. der gefassten Beschlüsse. Mehr zum Besprechungsprotokoll (inkl. Vorlagen)
Wie schreibe ich ein Ergebnisprotokoll?
Beim Schreiben eines Ergebnisprotokolls müssen Sie darauf achten, dass die folgenden Informationen enthalten sind:
Basisinformationen (Bezeichnung Veranstaltung oder Thema, Ort und Datum, Uhrzeit Beginn und Ende, Versammlungsleitung, Protoführung, Anwesenheitsliste)
Bei einem Gesprächsprotokoll handelt es sich um eine Variante des Protokolls, bei dem der Gesprächsverlauf zusammengefasst dokumentiert wird. Dies geschieht zwar nicht im Wortlaut, jedoch ist dieses beim Schreiben aufwendiger als die Erstellung eines Ergebnisprotokolls. Vorlagen für ein Protokoll (Word)
Was gehört nicht in ein Protokoll?
Wertende Formulierungen gehören nicht in ein Protokoll. Es geht bei diesem Dokument vor allem darum, die Ergebnisse einer Besprechung bzw. einer Versammlung festzuhalten. Beim Gesprächsprotokoll wird der Gesprächsverlauf dokumentiert – ohne Zitate zu verwenden.
Dieser Artikel wurde am 29.06.2022 veröffentlicht.
Lisa Bönemann hat über mehrere Jahre hinweg als Eigentümerin die verschiedensten Hausverwaltungen kennengelernt: engagierte und kompetente Verwaltungen sowie leider auch weniger gute, bei denen die Post monatelang auflief. In dieser Zeit hat sie sich intensiv in das Thema Hausverwaltung einarbeiten müssen und festgestellt, dass es im Internet nur wenig Informationen für Wohnungseigentümer gibt. Um dies zu ändern, hat sie das Portal Hausverwaltung-Ratgeber.de gegründet.
