Die Übergabe der Schlüssel einer Wohnung ist oftmals ein positiver Anlass, denn als Mieter war man zum Beispiel erfolgreich mit der Wohnungsbewerbung und bekommt nun die “Mietsache” – also die Mietwohnung – offiziell übergeben. Auch ein Vermieter kann sich in dieser Situation freuen, denn seine Wohnung ist nun vermietet und er profitiert in wirtschaftlicher Hinsicht von der Vermietung seines Eigentums ohne Leerstand. Wer die Schlüssel für eine Wohnung in der Hand hat, kann diese auch nutzen. Ohne Schlüssel ist ein Mietvertrag oder der offizielle Besitz einer Eigentumswohnung in praktischer Hinsicht nur wenig wert, denn eine Nutzung ist noch nicht möglich. In diesem Artikel widmen wir uns daher dem Thema Schlüsselübergabe und stellen Ihnen mehrere kostenlose Schlüsselübergabeprotokolle im PDF- sowie im MS Word-Format zur Verfügung. Diese können sowohl Vermieter, als auch Mieter oder Hausverwalter zur freien Nutzung herunterladen. Meistens wird man das Schlüsselübergabeprotokoll vorab ausdrucken und dann mit Kugelschreiber im Rahmen der Wohnungsübergabe ausfüllen und anschließend von beiden Parteien unterschreiben lassen. ►Hier geht es direkt zu den Word-Vorlagen (Schlüsselübergabeprotokoll)!
Defintion: Mit einem Schlüsselübergabeprotokoll wird die korrekte Übergabe von einem oder von mehreren Schlüsseln für eine Immobilie – sowohl durch den Übergebenden, als auch auch durch den Empfänger – in schriftlicher Weise bestätigt. Es handelt sich um ein Dokument mit Nachweischarakter.
Wann ist ein Schlüsselübergabeprotokoll sinnvoll?
Es gibt natürlich ein paar „Klassiker“, anlässlich deren ein Schlüsselübergabeprotokoll zur Befüllung und Unterzeichnung mitgebracht wird. Mieter und Vermieter werden diesen Vorgang kennen. Ein ausgedrucktes Muster oder ein Vordruck sind dabei stets erforderlich.
Erst wenn die Schlüssel einer Wohnung übergeben worden sind, kann der Mieter die “Mietsache”, also die Wohnung, nutzen. Gleiches gilt beim Verkauf einer Eigentumswohnung in einer WEG.
Die Übergabe der entsprechenden Schlüssel einer Wohnung oder eines Hauses erfolgt natürlich dann, wenn eine Wohnung vermietet oder verkauft wird. Der Vermieter oder Verkäufer, oder eine von diesem beauftragte Person wie ein Hausverwalter oder Immobilienmakler, trifft dazu im Rahmen einer Wohnungsübergabe den Mieter, Käufer oder dessen Vertreter. In aller Regel werden nicht nur die Schlüssel übergeben, sondern es kommt gleichzeitig auch zur Wohnungsübergabe, die natürlich ebenfalls einer Protokollierung bedarf.
Wann und wie findet die Schlüsselübergabe statt?
Ab dem Moment, in dem Sie einen Schlüssel erhalten haben, können Sie die Wohnung respektive die Immobilie nutzen, sind aber gleichzeitig dann auch dafür verantwortlich. Unterschreiben Sie stets nur solche Protokolle, die sachlich stimmen und lassen Sie sich von niemandem zur Unterzeichnung drängen!
Bitte achten Sie darauf, dass immer alle Schlüssel einer Wohnung übergeben worden sind – auch mögliche Duplikate. Dies gilt für Mietwohnungen wie für Eigentumswohnungen gleichermaßen!
Bei einer Mietwohnung muss die Schlüsselübergabe spätestens am ersten Tag des Mietverhältnisses gemäß Mietvertrag erfolgen. Wird ein Mietverhältnis beendet, hat die Übergabe der Schlüssel spätestens am letzten Tag des Mietzeitraumes stattzufinden. Üblicherweise handelt es sich hier um den 1., 14., 15. bzw. 30., 31. eines Monats. Beim Kauf / Verkauf einer Eigentumswohnung wird ein solches Datum natürlich auch gerne genutzt. Manchmal zeigen sich Vermieter und Verkäufer recht kulant und händigen die Schlüssel ein paar Tage vorher aus. Ein Rechtsanspruch darauf besteht darauf natürlich nicht. An dieser Stelle sei auch gesagt, dass alle Schlüssel für die Mietsache oder Eigentumswohnung übergeben werden müssen! Es dürfen keine Duplikate oder einzelne Schlüssel wie etwa für einen Keller beim Vermieter oder Verkäufer verbleiben (gleiches trifft auf Mieter zu, die Duplikate durch einen Schlüsseldienst haben anfertigen lassen). Erst dann ist die „Mietsache“ bzw. „Kaufsache“ korrekt übergeben worden. Die Schlüsselübergabe muss nicht zwingend bei der Wohnungsübergabe stattfinden, wird in aller Regel jedoch mit dieser kombiniert, da sich dies geradezu anbietet. Aber die Ausnahme bestätigt bekanntlich die Regel. Für die Schlüsselübergabe sollten Sie die folgenden Dinge mitbringen:
ausgedrucktes Schlüsselübergabeprotokolle
Schreibunterlagen (z. B. ein Klemmbrett)
Kugelschreiber oder Füller (ein Bleistift reicht nicht aus)
ggf. eine neutrale Begleitperson
Bei der Übergabe einer Wohnung mit den dazugehörigen Schlüsseln sind eine Schreibunterlage sowie ein Kugelschreiber Pflicht.
Sind Sie Mieter und möchten die Schlüssel abgeben, reicht es nicht aus, diese einem möglichen Hausmeister zu übergeben oder in den Briefkasten der zuständigen Hausverwaltung einzuwerfen. Dabei kann immer etwas schiefgehen und Sie haben keinerlei Nachweis darüber, dass eine Schlüsselabgabe durch Sie erfolgt ist. Ebenso könnte ein Vermieter dann wahrheitswidrig behaupten, dass Sie Schäden an der „Mietsache“ verursacht hätten. Ein Wohnungsübergabeprotokoll ist also die bessere Wahl, wenn eine Mietwohnung oder Eigentumswohnung übergeben wird! Ein solches Protokoll umfasst meistens auch einen Teil, welcher die Schlüsselübergabe mit Schlüsseltyp und Anzahl dokumentiert.
Andere Situationen, in denen die Unterzeichnung eines Schlüsselübergabeprotokolls empfehlenswert ist:
Es kommt in vielen Situationen rund um Immobilien zu der Übergabe von Schlüsseln. In solchen Fällen lohnt es sich immer, ein Schlüsselübergabeprotokoll zu erstellen. Dies bietet allen beteiligten Parteien Sicherheit.
Nicht nur im Falle der Übergabe einer Mietwohnung oder einer WEG-Eigentumswohnung kommt ein Protokoll der erfolgten Schlüsselübergabe zur Anwendung, sondern ebenfalls in anderen Situationen, die immer wieder vorkommen. Hier wollen wir Ihnen ein paar Beispiele benennen:
Ein Schlüsselübergabeprotokoll bietet immer für beide Seiten Sicherheit. Daher ist es für Vermieter und Mieter so wichtig, ein solches Dokument anzufertigen und zu unterschreiben!
Als Besitzer einer Zweitwohnung nutzen Sie diese Immobilie nur im Urlaub und möchten verständlicherweise während Ihrer Abwesenheit einen Zugang für Handwerker oder andere Dienstleister zu den Räumlichkeiten (Gemeinschaftseigentum) ermöglichen. Dazu hinterlegen Sie Zweitschlüssel bei der zuständigen Hausverwaltung.
In einer Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) gibt es zum Beispiel einen Heizungsraum, der nur für Befugte zugänglich ist. Damit Handwerker oder sonstige Dienstleister bei Bedarf Zugang zu der Heizungsanlage erhalten, wird per Beschluss dem Verwaltungsbeirat, der vor Ort wohnt, ein Schlüssel ausgehändigt.
Sie möchten Ihre Ferienwohnung regelmäßig oder in Vorbereitung auf Ihre Ankunft reinigen und lüften lassen. Dazu lassen Sie Zweitschlüssel für die Haustüre anfertigen und händigen diese einem lokalen Reinigungsservice aus. Oder aber, Sie haben Nachbarn vor Ort, denen Sie vertrauensvoll den Schlüssel etwa für die Schornsteigerfegertermine zwecks Thermenwartung überlassen.
Diese Liste kann natürlich nie vollständig sein, jedoch zeigt sie, dass ein Schlüsselübergabeprotokoll viel häufiger genutzt wird, als man vielleicht auf den ersten Blick glaubt. Wird ein Schlüssel übergeben, sollte man immer auf ein Protokoll zu Dokumentationszwecken zurückgreifen, sofern zu der empfangenden Person kein besonderes Vertrauensverhältnis vorliegt. Dies bedeutet für den Übergebenden sowie für den Empfangenden stets ein Stück weit Sicherheit, die nicht zu vernachlässigen ist. Nicht umsonst werden Schlüssel bei Arbeitgebern oder öffentlichen Institutionen fast nie ohne ein Protokoll und nie ohne eine Unterschrift ausgegeben!
Schlüsselübergabeprotokoll 📝 – kostenlose Vorlagen im Word-Format
Bei der Schlüsselübergabe ist darauf zu achten, dass alle Schüssel – einschließlich möglicher Duplikate – übergeben werden. Ebenso sollte man sich nicht zur Unterzeichnung drängen lassen.
Wie mache ich eine Schlüsselübergabe?
Zu einer Schlüsselübergabe sollte ein Protokoll (Vorlage Schlüsselübergabeprotokoll), eine Schreibunterlage (z. B. Klemmbrett) sowie ein Kugelschreiber oder Füller (Bleistift ist nicht ausreichend) mitgebracht werden. Manchmal empfiehlt sich auch eine Begleitperson.
Wann findet die Schlüsselübergabe statt?
Eine Schlüsselübergabe findet statt, wenn ein Mietverhältnis beginnt, beendet oder eine Immobilie verkauft worden ist. Üblicherweise wird als Termin der erste oder der letzte Tag eines Monats bzw. ein Termin zur Mitte des Monats gewählt – also der 1. - 14. - 15. - 30. oder 31. Tag.
Kann ich bei Schlüsselübergabe sofort einziehen?
Ja, mit der Schlüsselübergabe ist die Mietwohnung oder die gekaufte Immobilie übergeben worden – und man kann sie entsprechend nutzen.
Als Diplom-Ingenieur mit zusätzlichem MBA-Abschluss bringt Till Tauber die erforderlichen Kenntnisse mit, um wirtschaftliche und verwaltungstechnische Fragestellungen zur Immobilie aus verschiedenen Perspektiven zu beleuchten. Neben der Betreuung des Bewerbungsportals TT Bewerbungsservice schreibt er regelmäßig für Hausverwaltung-Ratgeber.de. Dabei stehen vor allem praxisnahe Tipps und Hilfen für Eigentümer sowie für Mieter im Vordergrund.
