Was für Mieter die Nebenkostenabrechnung ist, ist für Besitzer einer Eigentumswohnung die Hausgeldabrechnung. Manche freuen sich darauf, wenn sie mit einer Rückerstattung rechnen, bei anderen ist sie gefürchtet, denn eine Abrechnung bedeutet leider sehr oft auch eine Nachzahlung. Als Wohnungseigentümer ist es wichtig, sich mit den üblichen Fragen rund um die Hausgeldabrechnung gut auszukennen, da es hier nicht nur um die Betriebskosten für Ihre Wohnung, sondern ebenfalls um deren Werterhalt geht. In diesem Beitrag erfahren Sie das Wichtigste rund um die Hausgeldabrechnung!
Inhaltsverzeichnis
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Warum bekomme ich eine Hausgeldabrechnung und keine Nebenkostenabrechnung?
Mieter erhalten einmal jährlich eine Nebenkostenabrechnung, Wohnungseigentümer eine Hausgeldabrechnung, die vom bestellten Verwalter erstellt wird.
Als Besitzer einer Eigentumswohnung innerhalb einer Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) gehört Ihnen das Sondereigentum (die konkrete Wohnung) plus ein Teil des Gemeinschaftseigentums, bei dem es sich zum Beispiel um die Wände, Flure, Gartenanlagen usw. handelt. Da sich das Gemeinschaftseigentum praktisch nicht aufteilen lässt, gehören Ihnen sogenannte Miteigentumsanteile, die an die Größe Ihrer Wohnung geknüpft sind. Da für das Gemeinschaftseigentum im Rahmen der Bewirtschaftung Betriebskosten entstehen (z. B. Wasserversorgung, Gartendienst, Hausmeister etc.), müssen diese unter allen Miteigentümern der WEG fair verteilt werden und hier entscheiden eben die Miteigentumsanteile, wie viel Kosten man zu tragen hat. Zu den Ausgaben einer WEG gehören nicht nur „klassische“ Positionen, die man als Mieter kennt (Nebenkosten), wie beispielsweise der Reinigungsdienst für den Flur, sondern eben auch solche rund um die Verwaltung und Instandsetzung. Das Hausgeld umfasst in etwa die Verwaltervergütung, Bankgebühren und vor allem einen Anteil als Zuführung zur Instandhaltungsrücklage. Genau diese Ausgaben dürfen einem Mieter nicht auferlegt werden – man spricht dann auch davon, dass sie „nicht umlagefähig“ sind. Wenn Sie als Vermieter die Nebenkostenabrechnung für Ihren Mieter erstellen (lassen), benötigen Sie natürlich die Hausgeldabrechnung. Im Fazit reicht für Wohnungseigentümer im Bereich WEG eine Nebenkostenabrechnung nicht aus!
Wie Hausgeldabrechnung und Wirtschaftsplan zusammenhängen
Bei der Hausgeldabrechnung, die Sie einmal jährlich erhalten, sollten Sie ganz genau hinsehen. Es geht nicht nur darum, ob Sie kurzfristig Geld sparen können, sondern auch, ob die Verwaltung der WEG mittel- bis langfristig funktioniert!
Bei der Hausgeldabrechnung handelt es sich für Sie als Miteigentümer einer WEG um ein wichtiges Dokument, welches Sie einmal jährlich erhalten. Zu den Aufgaben des bestellten Verwalters gehören gemäß dem WEG unter anderem die Anfertigung eines Wirtschaftsplans sowie die Erstellung einer Jahresabrechnung. Beide Dokumente sind eng miteinander verknüpft. Alles beginnt mit einem Wirtschaftsplan. Dabei handelt es sich um eine Planung bzw. Prognose der Ausgaben / Einnahmen der WEG sowie um eine Festlegung der monatlichen Hausgeldzahlungen. Die Hausverwaltung legt den Eigentümern der WEG den Wirtschaftsplan für das nächste Wirtschaftsjahr vor und lässt diesen im Rahmen der jährlich stattfindenden (ordentlichen) Eigentümerversammlung beschließen. Als Eigentümer zahlt man ab diesem Zeitpunkt das monatliche Hausgeld, bis ein neuer Wirtschaftsplan beschlossen wird. Ist das Wirtschaftsjahr vorüber, ist es Aufgabe der Hausverwaltung, eine Jahresabrechnung zu erstellen. Die prognostizierten Ausgaben und Einnahmen werden den tatsächlichen Kosten gegenübergestellt. Hierbei kommt es in der Praxis eigentlich immer zu Abweichungen, was eine Nachzahlung oder eine Rückerstattung bedeutet. Man spricht hier von einer negativen Abrechnungsspitze (Nachzahlung) sowie von einer positiven (Guthaben). Vom Prinzip her ist dieses Vorgehen in einer WEG vergleichbar mit jenem bei Energieversorgungsverträgen (siehe Strom, Gas). Zunächst wird geschätzt, dann abgerechnet und dann anhand der Abrechnung erneut geschätzt. Während man sich als Wohnungsbesitzer verständlicherweise über eine Rückerstattung des Hausgelds freut, sollte man bei höheren Nachzahlungen genau hinschauen und die Ursachen analysieren.
Der Inhalt einer Hausgeldabrechnung: Das muss im Dokument stehen!
Während die äußere Form einer Jahresabrechnung, wie die Hausgeldabrechnung auch genannt wird, von Verwaltung zu Verwaltung unterschiedlich sein kann, darf dies beim Inhalt nicht der Fall sein. Folgende Punkt müssen sich dort finden:
- Sämtliche Einnahmen und Ausgaben der Eigentümergemeinschaft für das fragliche Wirtschaftsjahr (Gesamtabrechnung).
- Entwicklung der Erhaltungsrücklage bzw. Instandhaltungsrücklage (Wert zu Beginn / Ende des Wirtschaftsjahres)
- Einzelabrechnung für Ihre Wohnung (Sondereigentum) entsprechend Ihren Miteigentumsanteilen sowie die zur Anwendung kommenden Verteilungsschlüsseln.
Daneben müssen die Zahlen so dargestellt werden, dass Sie diese auch ohne einen Fachmann wie einen Steuerberater oder Buchhalter verstehen können. Es dürfen nur solche Positionen in der Jahresabrechnung berücksichtigt werden, die tatsächlich gebucht worden sind, da wie bei der Steuer auch, das Zufluss-/Abflussprinzip gilt.
Die Infografik zur Hausgeldabrechnung
Die häufigsten FAQ zur Hausgeldabrechnung im Überblick
Was ist der Unterschied zwischen Nebenkosten und Hausgeld?
Nebenkosten = Hausgeld – nicht umlagefähige Kosten. Somit ist das Hausgeld einer Eigentumswohnung höher als die Nebenkosten. Der Eigentümer zahlt Hausgeld, der Mieter Nebenkosten. Nicht umlagefähig sind z. B. Verwaltungskosten und Ausgaben für Instandsetzung.
Was gehört in die Hausgeldabrechnung?
In die Hausgeldabrechnung gehören die Betriebskosten im Wirtschaftsjahr sowie die Zuführung der Erhaltungsrücklage (Instandhaltungsrücklage) und Verwalterkosten. Die Hausgeldabrechnung setzt sich aus einer Gesamtabrechnung für die WEG und aus den Einzelabrechnungen für jeden Eigentümer zusammen.
Was kostet eine Hausgeldabrechnung?
Die Hausgeldabrechnung gehört zu den Aufgaben des von der WEG bestellten Verwalters. Eine Hausverwaltung kostet in etwa zwischen € 13,00 und € 30,00 pro Wohneinheit und Monat, wobei ein guter Anbieter kaum für unter € 20,00 arbeitet.
Wie wird das Hausgeld berechnet?
Das Hausgeld für eine Eigentumswohnung berechnet sich nach den Miteigentumsanteilen (MEA). Je mehr MEA zu einer ETW gehören, umso mehr Hausgeld muss man zahlen. Die Höhe des Hausgeldes wird einmal jährlich mit dem beschlossenen Wirtschaftsplan festgelegt. Man kann im Schnitt mit einem Betrag von ca. € 3,50 bis € 5,00 rechnen.
Wer zahlt die Hausgeldabrechnung?
Das Hausgeld für eine Wohnung zahlt der Eigentümer. Die Nebenkosten trägt ein Mieter, wenn die Wohnung vermietet wird. Bei einer Abrechnungsspitze in der Hausgeldabrechnung (Guthaben, Nachzahlung) ist ebenfalls der Eigentümer verantwortlich. Bei einem Eigentümerwechsel zahlt der Verkäufer das Hausgeld bis zum Eintrag des Käufers im Grundbuch.
Ist Hausgeld in den Nebenkosten?
Nein, die Nebenkosten machen nur einen Teil des Hausgeldes aus. Hinzu kommen die Kosten für die Hausverwaltung sowie der Anteil an der Zuführung zur Erhaltungsrücklage (früher: Instandhaltungsrücklage). Das Hausgeld für eine Wohnung ist also immer höher als die Nebenkosten. Hausgeld = Nebenkosten + Verwalterkosten + Instandsetzungskosten.
Warum eine Prüfung der Hausgeldabrechnung so wichtig ist!
Sind Sie Eigentümer einer WEG-Wohnung, sind zwei Faktoren immer von Bedeutung: Werterhalt und niedrige Betriebskosten. Ob diese zu realisieren sind, erkennen Sie oftmals an der Jahresabrechnung des Hausgeldes.
Natürlich geht es bei der Abrechnung vordergründig um das abgeschlossene Wirtschaftsjahr, jedoch kann dieses Dokument darauf hindeuten, ob Sie durch einen guten, einen durchschnittlichen oder gar durch einen unseriösen Verwalter betreut werden. Bei einem Verwalter, der entgegen dem Wohnungseigentumsgesetz Gelder der Instandhaltungsrücklage für laufende Kosten verwendet und an der Jahresabrechnung herumbastelt, wird man sich vielleicht über die Höhe der Instandhaltungsrücklage nach Ablauf des Wirtschaftsjahres wundern. Gemäß Wirtschaftsplan müsste diese dann eigentlich höher sein. Zudem kann man mögliche Kostentreiber identifizieren. Vielleicht haben sich die Kosten für den Gartendienst oder Winterdienst erhöht, ohne dass es hierfür einen offensichtlichen Grund gab. Eventuell haben sich auch die Verwalterkosten erhöht, obwohl es keinen Beschluss dazu gab. Vielleicht hat ein Miteigentümer Hausgeldschulden angesammelt. Ebenso kann es passieren, dass sich die Hausverwaltung bei der Anzahl der Wohneinheiten vertan hat und 7 Wohnungen statt 8 ansetzt. Es gibt im Prinzip unendlich viele potenzielle Fehlerquellen. Manchmal kommt es im Rahmen der Analyse einer Hausgeldabrechnung – aber auch eines Wirtschaftsplans – zu mehr Fragen als Antworten.
Fehler in der Jahresabrechnun
g können auch der besten Verwaltung passieren. Hat dies jedoch System oder passiert dies immer wieder, müssen Sie als Eigentümer ganz genau hinschauen!
Besonders vorsichtig sollten Sie dann sein, wenn das Format bzw. Layout der Unterlagen der Jahresabrechnung uneinheitlich wirkt. Normalerweise nutzen Hausverwaltungen professionelle Software, die nur einheitliche Dokumente erzeugt. In diesem Programmen lassen sich Zahlen nur schlecht manipulieren – ganz anders bei Excel-Tabellen, die man “mal schnell nebenbei” ausdruckt. Dies bedeutet aber nicht, dass jede Hausverwaltung empfehlenswert ist, nur weil sie ein gutes Softwarepaket nutzt!
Der Belegprüfer / Rechnungsprüfer einer WEG hat eine verantwortungsvolle Aufgabe!
Mit der Belegprüfung soll festgestellt werden, ob eine Jahresabrechnung sachlich wie rechnerisch richtig ist und ob die Belege vollständig sind.
Da der bestellte Hausverwalter seine Aufgaben im Auftrag der Eigentümergemeinschaft wahrnimmt, muss diese ihn auch überprüfen. Dies geschieht insbesondere mit der Eigentümerversammlung. Ist dieses Gremium beschlussfähig, können die anwesenden Eigentümer sowie jene, die mittels Vollmacht ihre Stimme abgeben, entscheiden, ob ein Wirtschaftsplan oder eine Jahresabrechnung beschlossen wird. Erst dann gibt es grünes Licht für die Gültigkeit. Vorher handelt es sich gewissermaßen um Entwürfe, die Ihnen vorab zur Information bereitgestellt worden sind. Jede WEG hat die Möglichkeit, in einer Eigentümerversammlung den Rechnungs- bzw. Belegprüfer für das kommende Wirtschaftsjahr festzulegen.
Kein guter Verwalter wird etwas dagegen haben, dass die von ihm erstellte Jahresabrechnung und Wirtschaftsplan auf sachliche Weise hinterfragt werden. Gerade die Eigentümerversammlung ist eine Gelegenheit, um als Eigentümer fundierte Fragen zu diesen Dokumenten und zur Verwaltung der WEG zu stellen.
Manch ein guter Verwalter besteht sogar darauf, dass eine WEG einen Miteigentümer mit der Belegprüfung betrauen. Unseriöse Verwalter versuchen, die Belegprüfung in eine gewünschte Richtung zu lenken und den prüfenden Miteigentümer zur Unterzeichnung eines Prüfprotokolls mit positivem Ergebnis zu drängen. Es gibt sogar Fälle, in denen naive Eigentümer ein Prüfprotokoll blanko unterzeichnen und dem Verwalter anschließend das Befüllen nach Lust und Laune überlassen. Ein solches Verhalten ist unverantwortlich und unfair gegenüber jedem Miteigentümer der WEG. Wenn Sie auf Nummer sicher gehen wollen, lassen Sie sich selbst zum Rechnungsprüfer bestellen oder nutzen Sie Ihr persönliches Recht zur Einsichtnahme in die Verwaltungsunterlagen der WEG. Bei der Rechnungsprüfung, die auch Belegprüfung genannt wird, ist es wichtig darauf zu achten, dass alle Kontoauszüge vorhanden sind und dass zu jeder Buchung einer entsprechender Beleg vorhanden ist. Ein seriöser Verwalter wird dabei gerne Fragen beantworten und Ihnen die Ordner der WEG erläutern. Unseriöse Verwalter versuchen in aller Regel bereits eine Einsichtnahme zu verhindern oder zumindest zu verzögern. In Eigentümerversammlungen werden Sie dann als kritischer Eigentümer unter Umständen niedergemacht, wenn Sie auf Fehler in der Jahresabrechnung hinweisen oder Fragen zum Zahlenwerk stellen. Dann können Sie davon ausgehen, dass etwas im Argen ist und sollten entsprechende Maßnahmen einleiten.
Belegprüfungen-Entlastung der Hausverwaltung:
Hausgeldzahlungen mit anderen WE vergleichen. Berechnung durch Verwalter könnte fehlerhaft bzw. unterschiedlich sein.
Bei der Berechnung sind sowohl die Gesamtkosten und die Schlüsselzahl zu Berücksichtigen.
Achten Sie auf die abgeschlossenen Wartungsverträge. Es werden immer wieder Verträge abgeschlossen, die evtl. gar
nicht notwendig sind (Beschluss?) Z.B. Wartungsvertrag für 1 Jahr mit 260 € beschlossen. Tatsächlich wurde 1/2 Jahres-
Auftrag mit jährlich 520 € erteilt und die Kosten geschickt anders verbucht.
Kosten, entstanden im Sondereigentum einzelner WE, werden gelegentlich den Gemeinschaftskosten zugeordnet.
Gleiche Handwerker werden immer wieder bevorzugt. Den WE wird vorgemacht, dass es sich um gute Firmen handelt und dwshalb keine weiteren Angebote zum Vergleich angeboten. In diesem Zusammenhang sollte man auch mal die WEB-Seite
der Hausverwaltung ansehen. Man kann hier feststellen, ob darin Werbungen von solchen Firmen enthalten sind, die jeweils
den WE angeboten werden und zudem viel teuerer sind.
Angebote von Firmen sollte man genau überprüfen, ob es sich um Pauschalangebote handelt.
Aufträge für Versicherungsschäden werden anstandslos von WEG-Geldern bezahlt, die Versicherung bezahlt jedoch
erst nach 2-3 Monaten. Belastung kann vermieden werden, wenn die Rechnungen zur Begleichung sofort an die
Versicherung weitergeleitet werden. Engpässe können somit auf dem WEG-Konto vermieden werden.
Beschluss-Sammlung: Diese wird kaum beachtet, Auch hier sind nicht selten Fehler zu entdecken, die Eintragungen
erfolgen Wochen oder Monate später.Ein eklatanter Fehler des Verwalters.
Ich habe aus meinen Erfahrungen gelernt und deshalb einige TIPS für die WE, die immer wieder zu gutgläubig sind.
Nicht unerwähnt möchte ich lassen, dass es natürlich viele Hausverwaltungen gibt, mit denen eine gute und zuverlässige
Zusammenarbeit möglich ist und somit auch nicht vergleichbar mit den hier aufgezeigten Fehlern..
Jafriko
Wie lange muss eine Hausverwaltung die Jahresabrechnungsunterlagen aufbewahren.
Was kann man tun wenn der Verwalter immer dann Heizöl bestell wenn es teuer ist ,und dann immer nur 3000 Liter ?
Wenn es günstig ist und man nachfragt wird es einfach ignoriert !
Verschieden goroße Wohnungen auf der Etage (in einen Hochhaus). Lt Abrechnung der Verwaltung werden personenbezogen unterschiedliche Kosten verrechnet, obwohl es sich nicht um die Quadratmeter der Wohnung handelt sondern um Hausreinigung, Aufzug, Allgemeinstrom, Müllabfuhr. Ich meine damit ein 2 Personenhaushalt mit 70 qm gegenüber 2 Personenhaushalt mit 100 qm Wohnfläche?
Guten Tag,
wir haben eine Gemeinschaftswaschmaschine im Keller stehen. diese wird mit Münzen betrieben, die man für je 0,50 EURO kaufen muss.
Ein Waschgang kostet im Schnitt min. 2 Münzen, also 1 EURO, der Strom kostet für den Waschgang nur einige Cents. Muss nicht diese Waschmaschine abgerechnet werden in die Jahresabrechnung?
Mit freundlichen Grüßen
Eine WEG Gemeinschaft mit 3 Häusern verkauft einer anderen WEG 10 Parkplätze in der TG.
Die neuen TG Eigentümer nutzen in der TG nur die Ein-Ausfahrt und haben einen separaten Ausgang zum Haus.
Dürfen die neuen TG Eigentümer der 10 Parkplätze mit allen entstandenen Allgemeinkosten der 3 Häuser samt TG belangt werden? Sprich Allgemeinstrom auch in den Treppenhäusern und Aufzügen, Kellerräume, Fahrradräume obwohl Sie keinen Zugang zu diesen Räume haben?
Unter Anderem sind auch die Kosten für Allgm. Versicherung, Starssenreinigung, Regenwasser, Winterdienst u.a. für die 3 Häuser samt TG auch auf die neu Eigentümer der 10 Parkplätze mitumgelegt. Muss hier nicht ein Vorwegabzug für die TG erfolgen?