Die Jahresabrechnung: Mehr als nur Guthaben oder Nachzahlung!

Einmal im Jahr wird in der WEG abgerechnet. Mit der Jahresabrechnung erfahren Sie als Wohnungseigentümer, ob Sie für das abgeschlossene Wirtschaftsjahr eine Rückerstattung erhalten oder eine Nachzahlung tätigen müssen. Je realistischer der Wirtschaftsplan ist, umso geringer fallen diese Abweichungen aus.

Die Jahresabrechnung ist ein überaus wichtiges Dokument im Rahmen der Verwaltung einer Wohnungseigentümergemeinschaft. Betroffen von der Jahresabrechnung ist sowohl jeder einzelne Miteigentümer, als auch der Verwalter, dem die Aufgabe zufällt, diese zu erstellen und auf der Eigentümerversammlung gegenüber den anwesenden Wohnungseigentümern zu vertreten. Die Jahresabrechnung besteht dabei aus der Gesamtabrechnung und aus den Einzelabrechnungen. Für Sie ist natürlich die Einzelabrechnung zunächst von größter Relevanz, denn sie bestimmt darüber, ob Sie für das abgerechnete Wirtschaftsjahr eine Nachzahlung tätigen oder Guthaben ausgezahlt bekommen. Dennoch sollten Sie auch einen Blick auf die Gesamtabrechnung werfen, denn diese betrifft die Gemeinschaft als Gesamtheit. Warum Sie die Jahresabrechnung nach Erhalt immer genau prüfen sollten und worüber nach dem neuen WEG seit Dezember 2020 beschlossen wird, erfahren Sie in diesem Beitrag.

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Die WEG-Jahresabrechnung ist ein wichtiges Dokument für Eigentümer, Verwalter und Verwaltungsbeirat zugleich!

Die Aufgabenteilung in Bezug auf die Jahresabrechnung einer WEG war bis zur WEG-Reform 2020 ein wenig anders geregelt. Der bestellte WEG-Verwalter erstellte die Jahresabrechnung, der Verwaltungsbeirat oder ein fachlich versierter Miteigentümer prüfte diese und die Eigentümerversammlung fasste einen Beschluss darüber. Das hat sich geändert!

Der Verwalter einer WEG war bis zur WEG-Reform gemäß § 28 Abs. 3 zur Erstellung einer Jahresabrechnung für die von ihm verwaltete Wohnungseigentümergemeinschaft verpflichtet, wobei das genau Format jedoch nicht vorgeschrieben war und ist. So passiert es, dass die Jahresabrechnungen verschiedener Hausverwaltungen auch leicht unterschiedlich ausfallen, jedoch müssen bestimmte Informationen darin immer zwingend enthalten sein. Dazu gehören vor allem die folgenden Inhalte:

1. Alle Ausgaben und Einahmen der WEG für das Wirtschaftsjahr (Gesamtdarstellung).
2. Entwicklung der Instandhaltungsrücklage für das Wirtschaftsjahr.
3. Einzelabrechnungen für die einzelnen Wohnungseigentümer inkl. Verteilungsschlüssel.

Ihre Beteiligung an den Kosten der WEG ergibt sich in der Regel aus Ihren Miteigentumsanteilen, sofern kein anderer Verteilungsschlüssel in der Vergangenheit beschlossen wurde. Die entsprechenden Zahlen können Sie Ihrer Einzelabrechnung entnehmen.

Anhand der Einzelabrechnung erfahren Sie, ob Sie eine Erstattung erhalten oder eine Nachzahlung leisten müssen. Ihre Anteile an den Ausgaben der WEG gemäß Ihren Miteigentumsanteilen werden dazu mit den von Ihnen geleisteten Hausgeldzahlungen verrechnet. Kommt es nur zu einer geringen Nachzahlung (negative Abrechnungsspitze) oder Rückerstattung (positive Abrechnungsspitze), hat der WEG-Verwalter in der Regel einen guten Wirtschaftsplan erstellt, der sehr realistisch war. Kommt es für die Gesamtheit der Wohnungseigentümer einer WEG zu größeren Beträgen hinsichtlich der noch zu bezahlenden Beträge, ist mit großer Wahrscheinlichkeit eine Anpassung des Wirtschaftsplans für das nächste Jahr erforderlich. Dies muss jedoch nicht unbedingt damit zusammenhängen, dass der Verwalter eine ungeeignete Vorhersage mit dem Wirtschaftsplan getroffen hat. Viele Ereignisse liegen schlichtweg völlig außerhalb des Einflussbereichs der Hausverwaltung. So kann im abgerechneten Wirtschafts- bzw. Kalenderjahr ein größerer Schaden eingetreten sein, der zu einem erheblichen Schwinden der Instandhaltungsrücklage geführt hat. Ein Gerichtsverfahren der WEG kann negativ ausgegangen sein oder Miteigentümer sind zahlungsunfähig geworden. Wird das Hausgeld jedoch ohne klar ersichtlichen Grund von Jahr zu Jahr deutlich erhöht, obwohl eigentlich alles „beim Alten“ geblieben ist, sollten Sie der Ursache auf den Grund gehen. Ein sehr hohes Wohngeld macht nicht nur das Vermieten unattraktiv. Die Jahresabrechnung ist also ein Indiz dafür, ob mit der Verwaltung der WEG alles in Ordnung ist. Die Kontrollfunktion der WEG bestand bisher vor allem darin, dass die Jahresabrechnung der Hausverwaltung per Beschluss angenommen oder abgelehnt werden kann.

Eine wesentliche Aufgabe des Verwaltungsbeirates ist die Prüfung der Jahresabrechnung für die WEG. Eine Eigentümergemeinschaft sollte auf die Rechnungsprüfung nicht verzichten.

Auf der Eigentümerversammlung haben Sie die Möglichkeit, dem Verwalter und / oder dem Verwaltungsbeirat Fragen rund um die Jahresabrechnung zu stellen. Kein seriöser Verwalter würde versuchen, nachvollziehbare Fragen zu unterdrücken oder diesen auszuweichen. Zudem ist die Hausverwaltung dazu verpflichtet, die Verwaltungsunterlagen der WEG zur Eigentümerversammlung mitzubringen, sodass interessierte Miteigentümer die Option haben, sich einzelne Dokumente anzuschauen. In der Praxis lassen sich viele Unklarheiten, die sich vielleicht aus einer Gesamtabrechnung oder Einzelabrechnung ergeben, durch ein kurzes Gespräch mit dem WEG-Verwalter klären.

Die Infografik zur Jahresabrechnung einer WEG

Wie muss eine Jahresabrechnung aussehen?

Die Jahresabrechnung, bestehend aus der Gesamtabrechnung und Ihrer Einzelabrechnung, muss verständlich dargestellt sein, sodass Sie diese ohne Weiteres nachvollziehen können. Zwischen den einzelnen Hausverwaltung gibt es hinsichtlich des Layouts und der Darstellung in der Regel natürlich Abweichungen, doch müssen alle wichtigen Daten enthalten sein.

Das WEG gibt zwar vor, dass der WEG-Verwalter eine Jahresabrechnung erstellt, es schreibt jedoch keine genaue Form vor. Dennoch muss die Jahresabrechnung diversen Anforderungen gerecht werden. Da in der Vergangenheit, genauer gesagt vor der WEG-Reform 2020 immer wieder Anfechtungsklagen rund um die Abrechnung die Gerichte erreicht haben, führte die Gesetzesneuerung zu einem wesentlichen Unterschied. Umstritten war bisher sogar, was im Einzelnen in der Abrechnung geregelt wurde und ob die Eigentümer einer WEG über Abrechnungssaldo, Abrechnungssumme oder Abrechnungsspitze abstimmten. Mit dem neuen WEG können Jahresabrechnungen nur noch dann erfolgreich angefochten werden können, wenn sich die Fehler auf die Abrechnungsspitze beziehen. § 28 WEG stellt einige Grundsätze für die Abrechnung auf:

§28 WEG Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung, Vermögensbericht

1. Die Wohnungseigentümer beschließen über die Vorschüsse zur Kostentragung und zu den nach § 19 Absatz 2 Nummer 4 oder durch Beschluss vorgesehenen Rücklagen.
2. Zu diesem Zweck hat der Verwalter jeweils für ein Kalenderjahr einen Wirtschaftsplan aufzustellen, der darüber hinaus die voraussichtlichen Einnahmen und Ausgaben enthält.
3. Nach Ablauf des Kalenderjahres beschließen die Wohnungseigentümer über die Einforderung von Nachschüssen oder die Anpassung der beschlossenen Vorschüsse. 2Zu diesem Zweck hat der Verwalter eine Abrechnung über den Wirtschaftsplan (Jahresabrechnung) aufzustellen, die darüber hinaus die Einnahmen und Ausgaben enthält.
4. Die Wohnungseigentümer können beschließen, wann Forderungen fällig werden und wie sie zu erfüllen sind.
5. Der Verwalter hat nach Ablauf eines Kalenderjahres einen Vermögensbericht zu erstellen, der den Stand der in Absatz 1 Satz 1 bezeichneten Rücklagen und eine Aufstellung des wesentlichen Gemeinschaftsvermögens enthält. Der Vermögensbericht ist jedem Wohnungseigentümer zur Verfügung zu stellen.

Gemäß § 28 Abs. 2 S. 2 WEG muss der Verwalter eine Abrechnung über den Wirtschaftsplan aufstellen, dabei handelt es sich dies um die Jahresabrechnung. „Nach Ablauf des Kalenderjahres beschließen die Wohnungseigentümer über die Einforderung von Nachschüssen oder die Anpassung der beschlossenen Vorschüsse“, was laut § 28 Abs. 2 S. 1 WEG vorgegeben wird. Damit hat sich mit dem neuen WEG etwas Entscheidendes geändert. Anfallende Differenzen zwischen den erfolgten Zahlungen aus Wirtschaftsplan und der Abrechnung ergeben die Abrechnungsspitze. Dieser wird eine besondere Bedeutung zugewiesen, denn  mit § 28 Abs. 2 S. 1 WEG wird über diese Abrechnungsspitze ein Beschluss gefasst – nicht hingegen über die Abrechnung. Im Rahmen der Reform des Wohnungseigentümergesetzes im Dezember 2020 wurde der Begriff  Vermögensbericht neu eingeführt. Dieser Vermögensbericht ist nicht Teil der Beschlussfassung, er ist ein eigenständiges Dokument zur reinen Information der Wohnungseigentümer über die wirtschaftliche Lage der Gemeinschaft – und unabhängig von der Jahresabrechnung zu sehen.

Wenn Sie an dem Kauf einer Eigentumswohnung interessiert sind, sollten Sie nicht nur Einblick in die Protokolle der letzten Eigentümerversammlungen nehmen, sondern insbesondere auch die letzten Jahresabrechnungen prüfen. So können Sie das Risiko, die „Katze im Sack“ zu kaufen, minimieren. Das kann wirklich entscheidend sein! Worauf man – sollten Sie sich im Vorfeld konkret über einen Kauf informieren oder bereits Eigentümer sein – im Rahmen einer Rechnungsprüfung achten muss, das erklären wir in einem weiteren Beitrag.

FAQ rund um die Jahresabrechnung

Bis wann muss die Jahresabrechnung einer WEG vorliegen?

Ist nichts anderes mit dem Verwaltervertrag oder der Teilungserklärung festgelegt worden, muss die Jahresabrechnung der WEG innerhalb von sechs Monaten nach dem Ablauf des Kalenderjahres erstellt werden. Hinweise zur Jahresabrechnung

Wie muss eine WEG Jahresabrechnung aussehen?

Die Jahresabrechnung einer WEG muss so aussehen, dass ein Eigentümer Sie ohne einen Buchhalter oder einen sonstigen Experten lesen und verstehen kann. Dies bedeutet, dass sie übersichtlich und strukturiert gestalten sein muss. Informationen zur Hausgeldabrechnung

Wer prüft Hausgeldabrechnung WEG?

Üblicherweise wird die Hausgeldabrechnung (auch: Jahresabrechnung) einer WEG durch den Verwaltungsbeirat geprüft. Existiert ein solcher nicht, kann ein einzelner Eigentümer per Beschluss mit der Belegprüfung bzw. Rechnungsprüfung beauftragt werden. Tipps zur Belegprüfung

Was ist eine WEG-Abrechnung?

Unter einer WEG-Abrechnung versteht man die Hausgeldabrechnung einer Wohnungseigentümergemeinschaft. Bezeichnet wird diese auch als Jahresabrechnung. Der Inhalt besteht aus den Kontoständen, der Höhe der Erhaltungsrücklage, dem gezahlten Hausgeld und einer möglichen Abrechnungsspitze. Die Abrechnung besteht aus einer Gesamtabrechnung sowie aus Einzelabrechnungen. Was ist eine Abrechnungsspitze?

Dieser Beitrag wurde am 04.05.2021 aktualisiert.

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