Die Vollmacht für die Eigentümerversammlung: An den Verwalter oder an einen Eigentümer?

Mindestens einmal pro Jahr findet sie statt und sie ist mehr oder weniger das immer wiederkehrende „Highlight“ der WEG-Verwaltung: Die Eigentümerversammlung. Die Eigentümerversammlung ist eine wichtige Veranstaltung für die Mitglieder einer Wohnungseigentümergemeinschaft, denn dort werden Beschlüsse per Wahl gefasst, welche anschließend durch die Hausverwaltung umzusetzen sind. Insbesondere geht es in der ordentlichen Eigentümerversammlung – also in der einmal jährlich stattfindenden – um die Genehmigung der Jahresabrechnung sowie des vom Verwalter vorgeschlagenen Wirtschaftsplans. Auch gibt es oftmals im Rahmen dieser Variante der Eigentümerversammlung Beschlussanträge zur Entlastung des Verwalters sowie eines möglicherweise bestehenden Verwaltungsbeirates. Daneben besteht gemäß dem WEG (Wohnungseigentumsgesetz) auch die Option, eine außerordentliche Eigentümerversammlung einzuberufen, wenn die Voraussetzungen dafür vorliegen. Ob ordentlich oder außerordentlich: An einer Eigentümerversammlung müssen Sie nicht zwangsweise teilnehmen. Sie können auch eine Vollmacht erteilen. Aber auch dies ist keine Pflicht für Sie als Miteigentümer der WEG, sodass Sie die Wahl haben. In diesem Beitrag gehen wir darauf ein, was eine solche Vollmacht bedeutet und wann es sich lohnen kann, eine Vollmacht auszustellen. Das Mittel der Vollmacht sollte man nicht unterschätzen, wenn wichtige Themen gemäß der Tagesordnung für eine kommende Eigentümerversammlung besprochen und entsprechende Beschlüsse gefasst werden sollen!

Die Optionen für eine Eigentümerversammlung: Teilnahme oder Vollmacht?

Sie entscheiden, ob Sie an einer Eigentümerversammlung teilnehmen oder eine Vollmacht erteilen.

Als Miteigentümer einer WEG haben Sie sowohl Rechte als auch Pflichten. Bei Ihren Rechten sind insbesondere das alleinige Nutzungsrecht Ihres Sondereigentums (Ihrer Wohnung) sowie die Teilnahme an Eigentümerversammlungen mit Stimmrecht zu nennen – bei den Pflichten die Zahlung des Hausgeldes. Ihre Rechte können Sie nutzen und via Abstimmung wahrnehmen, müssen Sie aber nicht. So haben Sie für jede Eigentümerversammlung – mag diese nun ordentlich oder außerordentlich sein – folgende Optionen:

1. Sie nehmen an der Eigentümerversammlung teil und nutzen Ihr Stimmrecht, wie Ihnen beliebt. Sie haben stets das Recht mitzustimmen oder sich zu enthalten.
2. Sie nehmen nicht an der Eigentümerversammlung teil, lassen sich jedoch per Vollmacht durch eine andere berechtigte Person vertreten und setzen so Ihr Stimmrecht um.
3. Sie bleiben der Eigentümerversammlung fern, erteilen keine Vollmacht und partizipieren so auch nicht an der Abstimmung zu Beschlussanträgen. Sie enthalten quasi Ihre Stimme.

Es gibt verschiedenste Gründe, die Möglichkeit einer Vollmacht für die Eigentümerversammlung zu nutzen. Vielleicht sind Sie krank, haben keine Zeit oder sogar einfach keine Lust daran teilzunehmen. Ganz unabhängig davon stellt sich die Frage, wem Sie eine Vollmacht erteilen dürfen – und wem nicht.

An wen darf ich eine Vollmacht für die Eigentümerversammlung erteilen?

Bei der Antwort auf diese Frage herrschen nicht selten einige Missverständnisse. So denken viele Eigentümer, dass sie sich durch ihren Ehepartner oder ein Familienmitglied, die nicht Eigentümer sind, vertreten lassen können. Achtung: Das ist nicht automatisch der Fall! Entscheidend ist die Gemeinschaftsordnung, welche den berechtigten Personenkreis bestimmt.
Was natürlich nicht geht ist, in etwa einen beauftragten Anwalt eine Vollmacht zu erteilen und diesen in die Eigentümerversammlung zu schicken, um die eigenen Interessen mit Nachdruck zu vertreten. Dies möchte der Gesetzgeber nicht und es kann auch nicht im Sinne der Eigentümer sein, in den Eigentümerversammlungen Anwälten gegenüber zu sitzen und mit diesen diskutieren zu müssen!

Überblick – Personen, denen Sie üblicherweise eine Vollmacht geben dürfen

1. Anderen Miteigentümern der Wohnungseigentümergemeinschaft
2. Den Mitgliedern des Verwaltungsbeirates
3. Dem Verwalter der WEG

Einige Gemeinschaftsordnungen lassen jedoch auch weitere Personen wie etwa den Ehepartner zu. Dies ist aber eher selten der Fall.

Wem soll ich die Vollmacht für die Eigentümerversammlung geben? Beispiele

Welcher Person Sie die Vollmacht für eine Eigentümerversammlung geben, sollte wohl überlegt sein. Die Erteilung einer Vollmacht geht immer mit Vertrauen einher. Ebenso sollten Sie für Ihre Entscheidung die konkrete Situation innerhalb der WEG berücksichtigen.

Stets sollte man sich gut überlegen, wem man die Vollmacht gibt und wem nicht. Die damit verbundene Entscheidung und Kommunikation kann immer Auswirkungen im Gefüge der Eigentümer haben. Gibt man dem einen Nachbarn die Vollmacht, könnte der andere sich enttäuscht zeigen, dass man ihm dieses Vertrauen nicht entgegen bringt – und es kommt eventuell zu Spannungen. Sofern der Hausverwalter seine Arbeit gut macht und seine Neutralität wahrt, kann dieser der geeignete Empfänger einer Vollmacht sein, um Ärger innerhalb der Eigentümergemeinschaft zu vermeiden. Gehen wir im Nachfolgenden auf ein paar Konstellationen zur Vollmachtserteilung, inklusive Handlungsempfehlungen, ein.

Beispiel 1: Es handelt sich um eine ordentliche Eigentümerversammlung ohne besondere Beschlussanträge. Die Jahresabrechnung und der Wirtschaftsplan sollen beschlossen werden. Ebenso ist gemäß Tagesordnung vorgesehen den Verwalter und den Verwaltungsbeirat für das vergangene Wirtschaftsjahr zu entlasten. Die Verwaltung der WEG läuft gut und alle Dokumente sind stimmig – ohne Fehler. Die Rechnungsprüfung wurde durch einen versierten Eigentümer durchgeführt, der nichts zu bemängeln hatte. Hier können Sie die Vollmacht entweder einem anderen Eigentümer oder dem WEG-Verwalter erteilen. Sollte sich ein Eigentümer verletzt fühlen, wenn sie einem anderen die Vollmacht erteilen, kann es eine kluge Wahl sein, diese dem Hausverwalter als neutrale Person zu geben.

Beispiel 2: Hier steht eine außerordentliche Eigentümerversammlung bevor, mit welcher der aktuelle Verwalter aufgrund schwerwiegender Mängel in der Verwaltung vorzeitig abberufen und außerordentlich gekündigt werden soll. Der Verwaltungsbeirat ist als inkompetent zu bezeichnen und macht gemeinsame Sache mit dem Hausverwalter. Die Eigentümergemeinschaft ist zerstritten, wobei die Mehrheit den Verwalter loswerden und eine neue Verwaltung bestellen möchte, um eine ordnungsgemäße Verwaltung sicherzustellen. Dieses Ziel verfolgen Sie auch. In diesem Fall ergibt es nur wenig Sinn, dem unseriösen Verwalter oder dem Beirat die Vollmacht zu erteilen. Am besten geben Sie diese einem kompetenten Miteigentümer, der den Ernst der Lage erkannt hat und in ihrem Interesse handelt. Die Stimmung in der WEG wird vermutlich ohnehin nicht zu retten sein.

Beispiel 3: Sie sind Teil einer WEG, in der alles in Ordnung ist. Die Verwaltung stimmt und es gab noch nie irgendwelche Probleme oder Zwischenfälle. Sie vermieten Ihre Wohnung und haben keine Beschwerden seitens des Mieters über das Gemeinschaftseigentum und auch selbst sind Sie mit der Höhe des Hausgeldes sowie dem Bauzustand der Immobilie einverstanden. In der kommenden Eigentümerversammlung, bei der es sich um eine ordentliche handelt, sollen die üblichen Beschlüsse (wie im Beispiel 1 genannt) gefasst werden. Da Sie keinen der anderen Eigentümer wirklich kennen, können Sie in diesem Beispiel die Vollmacht dem Verwalter erteilen.

Beispiel 4: Die WEG ist total zerstritten. Der aktuelle Verwalter hat sich nicht an die Prinzipien der ordnungsgemäßen Verwaltung gehalten und in dem Verwaltungsbeirat einen Unterstützer gefunden, der sich ungerechtfertigte Vorteile durch seine Position erhofft. Es wurden Treuhandkonten statt WEG-Eigenkonten zur Verwahrung der Gelder der Eigentümergemeinschaft, inklusive der Instandhaltungsrücklage, verwendet. Bei der Vergabe von Dienstleistern wurde durch den WEG-Verwalter offenbar immer wieder geklüngelt und es gibt nur ein sehr teures Angebot von immer dem gleichen Dienstleister. Eine Beschlusssammlung wurde nicht geführt und seit Jahren kaum ein Beschluss umgesetzt. Mit etwas mehr als der Zustimmung von einem Viertel der Eigentümer wurde eine außerordentliche Eigentümerversammlung gefordert, zu der tatsächlich durch die Verwaltung geladen wurde. In einer solchen Situation kann man die Erteilung einer Vollmacht einfach nicht empfehlen. Es ist zweckmäßiger, persönlich an der Eigentümerversammlung teilzunehmen, um vernünftige Stimmen zu unterstützen und zu einer konstruktiven Lösung der Problematik (z. B. vorzeitige Verwalterabberufung, Verwalterwechsel etc.) auf aktive Weise beizutragen. Eigentum verpflichtet und im Endeffekt müssen Sie die Folgen einer schlechten Hausverwaltung (meistens in Form finanzieller Nachteile) ausbaden!

Erhalten Sie kein passendes Formular für eine Vollmacht zusammen mit der Einladung zur Eigentümerversammlung, können Sie Ihre Vollmacht auch selbst verfassen. Eine handschriftliche Vollmacht ist ausreichend.

Hier handelt es sich nur um ein paar Beispiele, wie sie in den WEGs in Deutschland denkbar sind. Jedoch zeigen diese alle, dass man die Vollmacht nur nach reiflicher Überlegung an eine Person der eigenen Wahl erteilen sollte. Lassen Sie sich nicht von einem anderen Eigentümer, dem Verwaltungsbeirat oder gar dem Hausverwalter unter Druck setzen, wenn diese eine Vollmacht von Ihnen haben möchten. Das ist nie ein gutes Zeichen. Es ist allein Ihre Entscheidung, ob Sie an einer Eigentümerversammlung teilnehmen, sich per Vollmacht vertreten lassen oder der Veranstaltung in Gänze fernbleiben.

Weitere Tipps zur Vollmacht für eine Vertretung in der Eigentümerversammlungen

Wenn man eine Vollmacht für eine Eigentümerversammlung erteilt, sollte man dies nur zusammen mit schriftlichen Anweisungen zum Abstimmverhalten geschehen. So können Sie sicher sein, dass Ihre Wünsche auch wirklich umgesetzt werden und niemand den Empfänger der Vollmacht dazu überreden kann, mit Ihrer Vollmacht gegen ihre eigenen Anweisungen abzustimmen.

Neben den oben genannten Punkten gibt es noch weitere Aspekte rund um die Vollmacht für die Eigentümerversammlung, die Sie als Wohnungsbesitzer kennen sollten. In aller Regel erhalten Sie eine vorgefertigte Vollmacht, die Sie nur noch ausfüllen müssen, zusammen mit der Einladung zur Eigentümerversammlung. Einige Verwaltungen, die man nicht als gut bezeichnen kann, neigen dazu, solche Vollmachten zu nutzen, die keine Anweisungen des Vollmachtgebers zulassen. Es handelt sich dann um eine generelle Vollmacht. Vermutlich erhoffen sich fragwürdige Verwalter hierdurch, Eigentümer, die eine Vollmacht erhalten haben, umstimmen zu können, sodass diese entgegen den mündlichen Anweisungen des Vollmachtgebers abstimmen. So ist es immer empfehlenswert, dass Sie Ihre Vollmacht zusammen mit schriftlichen Anweisungen zum Abstimmen bei den einzelnen Beschlussanträgen erteilen. So kann nichts schiefgehen und der Empfänger der Vollmacht kann sich ebenfalls sicher fühlen und auf Ihre schriftlichen Anweisungen hinweisen, wenn er für Sie gegen die Mehrheit abstimmen muss.

Bei manchem Eigentümerversammlungen sind es die Vollmachten, die darüber entscheiden, ob eine Versammlung beschlussfähig ist – oder nicht.

Ebenso ist es bei kritischen Eigentümerversammlungen, wenn es etwa um die vorzeitige Abberufung eines Verwalters geht, genau zu prüfen, ob die Beschlussfähigkeit vorliegt und wer wie abstimmt. Gerade das Vorliegen mehrerer Vollmachten kann zu Verwirrung führen, die ein unseriöser Verwalter gerne zum eigenen Vorteil bei der Abstimmung nutzen kann. Wissen Sie bei 20 Teilnehmern, acht Vollmachten und ein paar Eigentümern, die nicht an der Versammlung teilnehmen, wie viele Miteigentumsanteile wirklich an der Abstimmung teilnehmen und ob alles seine Richtigkeit hat, wenn es zuvor vielleicht noch zu hitzigen Diskussionen und Streitereien gekommen ist?

FAQ rund um die Vollmacht für die Eigentümerversammlung

Wie schreibe ich eine Vollmacht für eine Eigentümerversammlung?

Eine Vollmacht für eine Eigentümerversammlung können Sie wie folgt schreiben:

• Ihr Name sowie Ihre Adresse
• Name und die Adresse jener Person, die Sie bevollmächtigen möchten
• Bezeichnung der WEG
• Bezeichnung der Eigentümerversammlung
• Umfang der Vollmacht bzw. Vorgaben zum Abstimmverhalten
• Ort, Datum und Unterschrift

Weitere Informationen

Wer kann mich auf der Eigentümerversammlung vertreten?

In den meisten Fällen kann man sich durch einen anderen Miteigentümer, einem Mitglied des Verwaltungsbeirates oder durch den Verwalter der WEG auf der Eigentümerversammlung vertreten lassen. Der Personenkreis wird auch manchmal durch die Gemeinschaftsordnung abweichend definiert. Wichtige Hinweise zur Vollmacht

Wer darf für eine Eigentümerversammlung bevollmächtigt werden?

Wer von Ihnen im Rahmen einer Vollmacht für eine Eigentümerversammlung bevollmächtigt werden kann, regelt letztendlich die Gemeinschaftsordnung. Meistens gehören zum entsprechenden Personenkreis andere Miteigentümer sowie der Verwalter. Weitere Informationen zur Gemeinschaftsordnung

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