Die Verwaltung von Immobilien ist mitunter zeitintensiv und kompliziert. Mittlerweile gibt es zum Glück digitale Unterstützung: Mithilfe einer Hausverwaltungssoftware lassen sich viele Prozesse vereinfachen und gleichzeitig optimieren. Damit sparen Sie sich nicht nur Zeit und Kosten, Sie können gleichzeitig den Wert Ihrer Immobilien nachhaltig steigern.
Inhaltsverzeichnis
Herausforderungen bei der Immobilienverwaltung
Die Immobilienverwaltung ist nicht nur inhaltlich eine Herausforderung. Neben den sich häufig ändernden Gesetzen und politischen Vorgaben nehmen die Arbeitsprozesse viel wertvolle Zeit der Vermieter in Anspruch. Alle Daten und Dokumente müssen zusammengetragen werden. Auf neue Beschlüsse wie die Mietpreisbremse muss sofort reagiert werden. Und die regelmäßig anfallenden Aufgaben wie die Betriebskostenabrechnung und das Vertragsmanagement sind ebenfalls nicht zu unterschätzende Aufgaben.
Die Digitalisierung hat aufgrund der Corona-Pandemie zudem neue Herausforderungen geschaffen. Viele Immobilienverwalter arbeiten noch mit analogen Dokumentenablagen. Im Zuge von Remote Work und Home-Office sind viele Prozesse bereits digitalisiert. Das Ergebnis: Ein großes Durcheinander und ein hoher zeitlicher Verlust.
Wie kann hier Abhilfe geschaffen werden? Ganz einfach – mit einer passenden Softwarelösung, die eine Vielzahl der Vermieterprozesse digitalisiert und optimiert.
Unterstützung durch eine Hausverwaltungssoftware
Hausverwaltung ist eine zeitintensive Tätigkeit. Die Unterstützung durch eine entsprechende Hausverwaltungssoftware – ob als lokales Programm auf dem PC oder online – kann hierbei immens unterstützen. Es gibt auf dem Markt eine Vielzahl an Produkten, aus denen man das für sich beste Angebot finden muss.
Eine Hausverwaltungssoftware bietet eine hilfreiche Unterstützung für Immobilienverwalter. Doch was steckt genau dahinter und lohnt sich solch ein Tool? Ein Hausverwaltungsprogramm bietet eine professionelle Unterstützung durch Automatisierung und Digitalisierung wesentlicher Arbeitsprozesse. Dadurch wird die Verwaltung an einem zentralen Ort gebündelt. Um Ihnen einen Überblick zu verschaffen, bei welchen Aufgaben eine solche Software gezielt unterstützen kann, haben wir Ihnen hier die wichtigsten Funktionen aufgelistet. Diese werden von den meisten am Markt verfügbaren Verwaltungstools unterstützt. Mitunter werden auch weitere Features bereitgestellt.
1. Die Objektverwaltung:
Mithilfe der Objektverwaltung werden relevante Stammdaten einer Immobilie wie Adresse, Objekt- und Eigentümerverhältnisse an einem zentralen Ort erfasst. Dadurch sind diese wichtigen Daten jederzeit über die Hausverwaltungs-App abrufbar.
2. Die Verwaltung der Mieter:
Neben relevanten Daten zum Objekt sind die Mieterdaten von wesentlicher Bedeutung. Auch diese werden in der Immobilienverwaltungssoftware zentral hinterlegt. Dadurch kann nichts verloren gehen und bei einem Mieterwechsel haben Sie schnell die wichtigsten Informationen zur Hand.
3. Wichtige Buchhaltungsfunktionen:
Die Buchhaltung gehört für viele Verwalter zum leidigsten Thema. Dabei sollte der Werterhalt eines Objekts im Vordergrund stehen, damit sich die Investition auch langfristig lohnt. Dank eines Instandhaltungsmanagements wird der gegenwärtige Objektzustand überwacht. Auf Grundlage dessen können Instandhaltungsmaßnahmen geplant und die Durchführung von Bauarbeiten überwacht werden.
4. Finanzverwaltung:
Die Auswahl einer Hausverwaltungssoftware für Ihre Verwaltung ist ein größeres Vorhaben. Sie sollten sich daher im Detail mit Ihren Anforderungen sowie mit den Lösungen der verschiedenen Anbieter auseinandersetzen. Viele Programme kann man zunächst kostenlos testen, um sich einen ersten Eindruck zu verschaffen.
Die Erfassung sowie Überwachung der Mietzahlungen ist ebenfalls eine wichtige Grundfunktion, die in keiner Hausverwaltungssoftware fehlen sollte. Dadurch versäumen Sie es nicht, wenn ein Mieter mal nicht pünktlich oder gar nicht zahlt. Idealerweise ist die Software so konstruiert, dass Sie in einem solchen Fall direkt ein Erinnerungsschreiben an den Mieter verfassen und versenden können.
5. Vernetzung aller Beteiligten:
Wer seine Hausverwaltung online erledigt, wünscht sich in erster Linie eine zeitsparende, digitale Lösung. Damit dies umsetzbar ist, ergibt die Vernetzung von Vermietern, Mietern und Dienstleistern einen großen Sinn. Dadurch werden die Kommunikation sowie der Austausch von beispielsweise Dokumenten wesentlich vereinfacht.
6. Zusatzfunktionen:
Eine gute Hausverwaltungssoftware bietet daneben zusätzliche Funktionen an, um das Nutzererlebnis so smart wie möglich zu gestalten. Dies kann beispielweise ein Shop sein, in welchem sich Dienstleistungen (z.B. Makler-Services) und Produkte (z.B. Ratgeber) für die Hausverwaltung erwerben lassen.
Die Vorteile einer digitalen Hausverwaltung
Ein Hausverwaltungsprogramm schließt die Digitalisierungslücke in der Immobilienbranche. Doch nicht nur wichtige Daten werden so digitalisiert: Ganze Arbeitsprozesse lassen sich mit einem Tool zur Immobilienverwaltung automatisieren. Dabei ist es egal, ob Sie eine einzelne Immobilie vermieten und betreuen oder ein großes Portfolio an Objekten. Der Einsatz einer passenden Hausverwaltungssoftware ist grundsätzlich sinnvoll, damit Sie sich auf andere wichtige Aspekte als die Verwaltung kümmern können.
Über regelmäßige Updates kann eine Hausverwaltungssoftware in rechtlicher Hinsicht aktuell sein und zugleich in ihrer Funktionalität erweitert werden. Prüfen Sie daher vor Ihrer Entscheidung für eine konkrete Anwendung, wie oft Updates bereitgestellt werden.
Die perfekte Dokumentenablage für mehr Durchblick: Dank des digitalen Ablagesystems können sämtliche Dokumente übersichtlich bereitgestellt und von überall aus abgerufen werden. Dadurch arbeiten Sie effektiver und Ihre Mieter sind zufriedener, wenn auch diese jederzeit Zugriff zu den relevanten Informationen (z.B. Abrechnungen und Verträge) haben.
Ebenso lässt sich der Schriftverkehr zwischen Vermieter, Mieter und mitunter auch Dienstleistern digital abwickeln. So sparen Sie sich den Gang zur Post und erledigen die Kommunikation schneller.
Eine Hausverwaltung, die online vonstatten geht, spart ebenso Kosten. Allein durch die Digitalisierung der Buchhaltung sparen Sie sich Arbeitskosten und ebenso Ausgaben für Porto etc.
Durch die Automatisierung und Digitalisierung von Prozessen wird nicht nur der Austausch zwischen den Akteuren einfacher. Ebenso lassen sich die Datenbestände durch die zentrale Dokumentenablage qualitativ aufwerten sowie optimieren.
Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist auch für eine Hausverwaltung eine Herausforderung. Beim Verwalten der Objekte haben Sie mit sensiblen Daten zu tun. Um die gesetzlichen Datenschutzbestimmungen einzuhalten, ist ein Hausverwaltungsprogramm eine große Hilfe. Die Pflege von persönlichen Daten ist digital einfacher und damit nicht so anfällig für Fehler. Daten können außerdem schnell gelöscht werden, wenn keine Aufbewahrungspflicht besteht. Sie können gleichzeitig dank digitaler Protokolle nachweisen, dass sie die gesetzlichen Bestimmungen einhalten.
Die Wirtschaftlichkeit Ihrer Investition haben Sie jederzeit im Blick und können auch hier Optimierungen durchführen, um die Rentabilität zu steigern.
Anforderungen an eine Hausverwaltungssoftware
Im Bereich Objektverwaltung spielt das Thema “DSGVO” eine immer wichtigere Rolle. Das Hausverwaltungsprogramm Ihrer Wahl sollte hier stets auf einem aktuellen Status sein.
Wenn Sie sich nun dazu entschieden haben, eine Hausverwaltungssoftware einzusetzen, besteht nur noch die Qual der Wahl – denn der Markt hat mittlerweile einige Anbieter. Daher sollten Sie sich vorher überlegen, was Sie konkret benötigen. Hierfür sollten Sie sich darüber Gedanken machen, welche Prozesse Sie vereinfachen und optimieren möchten und dann mit dem jeweiligen Software-Anbieter vergleichen. Die meisten Tools bieten Basisfunktionen wie die digitale Dokumentenablage und Buchhaltung. Mitunter können Sie so die Hausverwaltungssoftware sogar kostenlos nutzen. In der Regel entstehen geringe Kosten – insbesondere dann, wenn Sie Zusatzfunktionen wünschen.
Hier finden Sie ein paar Punkte, die Ihnen bei der Entscheidung weiterhelfen. Stellen Sie sich einfach die folgenden Fragen:
Vor dem Kauf einer Hausverwaltungssoftware gilt es: Programme und Apps ausgiebig testen!
Wo speichert die Software Ihre Daten? Passiert dies auf dem eigenen Rechner, in einer Cloud oder auf einem externen Server?
Ist das Tool auf verschiedenen Endgeräten nutzbar? Gibt es eine mobile App?
Gibt es Schnittstellen, um beispielsweise CRM-Lösungen oder DATEV zu integrieren?
Sind Optionen für den Import und Export von vorhandenen Daten vorhanden?
Kann die Hausverwaltungssoftware durch Zusatzfunktionen erweitert werden?
Wie benutzerfreundlich ist das Tool? Lässt dieses sich leicht und intuitiv bedienen?
Werden die Anforderungen an die DSGVO erfüllt?
Gibt es einen Support-Service, an den Sie sich bei Fragen und Problemen wenden können?
Neben Softwarelösungen gibt es auch Unternehmen, die Ihnen die gesamte Verwaltungsarbeit abnehmen. Die bundesweit tätige Firma upmin arbeitet zum Beispiel mit digitalen Prozessen und bietet Ihnen sämtliche Leistungen zu einem monatlichen Festpreis an. Dabei wird die Hausverwaltungssoftware eines Tochterunternehmens verwendet. Mit diesem Rundum-Paket haben Sie keinen Verwaltungsaufwand mehr und einen kompetenten Ansprechpartner zur Seite. Tipp: Einige Softwarehersteller bieten potenziellen Kunden auch die Möglichkeit an, sich für das entsprechende Portal zu registrieren und kostenlose Basisfunktionen wie etwa einfache Buchhaltung, automatischer Mieteingangscheck oder Vertragsmanagement zu testen. Erweiterte Funktionen können oftmals hinzugebucht und für einen bestimmten Zeitraum kostenlos getestet werden.
