Die Tagesordnungspunkte für die Eigentümerversammlung Ihrer WEG – Infos zu Fristen, Form und Inhalten!

Wenn die Verwaltung, oder, beispielsweise im Fall einer außerordentlichen Veranstaltung, vielleicht auch der Verwaltungsbeirat, zu einer Eigentümerversammlung einlädt, sind zahlreiche Aspekte für die Übermittlung der Tagesordnungspunkte zu beachten. Es geht schließlich im Idealfall darum, dass Beschlüsse rechtssicher gefasst werden und um die Tatsache, dass Wirtschaftspläne oder wichtige Sanierungsmaßnahmen am Gemeinschaftseigentum starten können. Ohne Beschlussfassung und das vorherige Einreichen von Tagesordnungspunkten geht dies nicht. Da nur in wenigen Ausnahmefällen, etwa bei sehr kleinen und harmonischen Wohnungseigentümergemeinschaften ein Umlaufbeschluss infrage kommt, werden Beschlüsse in der Regel nur auf ordentlichen – oder außerordentlichen – Eigentümerversammlungen gefasst. Ist der eingereichte Tagesordnungspunkt wirtschaftlich, vernünftig und im Interesse aller Eigentümer, steht einer Aufnahme nichts im Weg. Nicht aufzunehmen sind sogenannte rechtsmissbräuchliche TOP, deren Diskussion den Rahmen einer Eigentümerversammlung mit einer mehrstündigen und aufwändigen Ausführung sprengen würde.

Ohne Tagesordnungspunkte, über die in einer Eigentümerversammlung beschlossen wird, können keine Sanierungs- oder Instandhaltungsmaßnahmen durchgeführt werden. Die Beschlussfassung ist für eine WEG überaus wichtig. Umso ungünstiger ist es, wenn TOPs gar nicht erst aufgenommen werden.

Die Übermittlung der Tagesordnungspunkte

Und so sieht es idealerweise aus: Einmal im Jahr lädt die WEG-Verwaltung Sie und Ihre Miteigentümer zu einer ordentlichen Eigentümerversammlung ein. Dazu erhalten Sie eine schriftliche Einladung im Rahmen der zweiwöchigen Ladefrist. Gemeinsam mit der Einladung zu der Eigentümerversammlung wird Ihnen eine Liste mit den vorläufigen Tagesordnungspunkten übermittelt. Darin enthalten sind unter anderem jene Tagesordnungspunkte, welche die Verwaltung auf die Liste gesetzt hat wie etwa “Diskussion und Beschlussfassung über die Genehmigung des Wirtschaftsplans für das Jahr 2019”. Im Idealfall werden wichtige Anliegen der Eigentümer berücksichtig und die Liegenschaft bleibt frei von Sanierungsstau. Gute Verwalter haben dies alles im Blick. Auch sind bei kompetenten und bemühten Verwaltungen all jene Tagesordnungspunkte enthalten, die von Ihren Miteigentümern eingereicht worden sind, beispielweise “Diskussion und Beschlussfassung über Neuanstrich des Treppenhauses”. Alle Punkte, die sogenannter ordnungsgemäßer Verwaltung entsprechen, werden demnach in der TOP-Liste berücksichtigt. Es wird deutlich, dass es nicht unwichtig ist zu wissen, was man eigentlich unter der sogenannten ordnungsgemäßen Verwaltung versteht. Da dieses Thema für die Beschlussfassung und die Übermittlung von Tagesordnungspunkten relevant ist, hier der Hinweis zu dem separaten Beitrag zur ordnungsgemäßen Verwaltung.

Die Frist für die Übermittlung der Tagesordnungspunkte

Der Gesetzgeber sieht für die Einladung zur Eigentümerversammlung eine Frist von zwei Wochen vor. Bis zu 14 Tage vor dem Termin muss Ihnen von der Verwaltung die schriftliche Einladung zur Eigentümerversammlung zugegangen sein. Was sich in der Theorie ganz nett anhört, stellt Beiräte wie Eigentümer in der Praxis jedoch immer vor Herausforderungen. Haben Sie etwa eine Zweitwohnung erworben und haben gegebenenfalls eine längere Anfahrt, die mit einer gewissen Planung einhergeht, wird es für berufstätige Eigentümer schon ein bisschen knapp mit der Zeit. Zu erwähnen ist auch, dass die sehr kurzfristige Einladung zur Eigentümerversammlung zu den beliebten Tricks unseriöser WEG-Verwalter gehört. Man hofft dann darauf, dass möglichst wenig Eigentümer erscheinen – und wenn dann nur diejenigen, die eine ETV mit einem Kaffeekränzchen verwechseln.

Läuft es nicht so gut mit Ihrer WEG-Verwaltung, gibt es dafür in der Regel mehrere Hinweise. Mitarbeiter antworten nicht mehr, Ihre Tagesordnungspunkte werden nicht berücksichtigt und das führt dazu, dass Sanierungsstau entsteht. Nicht wenige Liegenschaften haben folglich noch Wasseruhren aus den 1980er Jahren oder bröckelnde Gehwege. Das muss nicht sein!

Bevorzugt werden Mittagstermine in der Woche ausgesucht, an denen ohne viel Planungsaufwand ohnehin keine berufstätigen Eigentümer so ohne Weiteres teilnehmen können und kritische Stimmen gerne außen vor sind. Zudem ist es dann für alle Beteiligten, die viel reisen oder geschäftlich unterwegs sind, zeitlich nicht einfach, ihre Vollmacht mit den entsprechenden Abstimmungswünschen einem vertrauenswürdigen Miteigentümer zu übermitteln. Sehr häufig regt sich jedoch nur wenig Widerstand seitens der Wohnungseigentümer, die dann zähneknirschend entweder den Termin für die Eigentümerversammlung kurzfristig wahrnehmen oder aber ihr Stimmrecht einfach ganz verfallen lassen – von der Einreichung der TOPs ganz zu schweigen.

Bei der Einreichung der TOPs gibt es zudem folgende Fallstricke, die für Eigentümer deutliche Nachteile haben können:

• Die Einreichung der TOP muss vor Beginn der Ladungsfrist von zwei Wochen erfolgen. Sonst muss die Verwaltung nur bei besonderer Dringlichkeit einen TOP aufnehmen.
• Viele Verwalter drücken sich vor der Aufnahme von TOPs, die natürlich mit anschließender Arbeit verbunden sind, wenn ein Beschluss erfolgt. Gängige Praktiken als Beispiele: Ein Anruf seitens der Verwaltung, dass “die Maßnahme ja ohnehin für nächstes Jahr geplant sei” oder ein “Sie wissen doch, dafür wird sich eh keine Mehrheit finden, darüber müssen wir nicht abstimmen”.
• Sobald Ihnen ein Anliegen, über das in einer ETV abgestimmt werden muss, wichtig erscheint, sollten Sie dieses schriftlich der Verwaltung übermitteln und um eine kurze Bestätigung bitten. Warten Sie nicht, bis es wieder ungefähr Zeit für eine Eigentümerversammlung ist.
• Suchen Sie sich idealerweise Mitstreiter, die ähnliche Interessen verfolgen und die ebenfalls um die Aufnahme dieses Tagesordnungspunktes bitten. Reichen Sie am besten den TOP per E-Mail und gleichzeitig per Einschreiben ein.
• Betonen Sie, dass der Tagesordnungspunkt “ordnungsgemäßer Verwaltung” entspricht und/oder sprechen Sie mit Ihrem Verwaltungsbeirat, damit dieser Ihr Anliegen weiterträgt. Jetzt wird deutlich, wie wichtig ein kompetenter Beirat sein kann.
• Seien Sie vorsichtig und sehr genau mit der Formulierung: “Diskussion und Beschlussfassung über die Änderung des Leerungsintervalls der Mülltonnen”. Das Wort “Beschlussfassung” muss immer enthalten sein!
• Lassen Sie Ihr Anliegen nicht unter “Verschiedenes/Sonstiges” laufen. Dies wird von vielen unseriösen Hausverwaltern gerne so gehandhabt, bietet aber den Nachteil, dass dort keine rechtskräftigen Beschlüsse gefasst werden. Die unter “Sonstiges” oder “Verschiedenes” laufenden Beschlüsse sind anfechtbar.

Seien Sie sich des Umstands bewusst, dass nicht präzise formulierte Tagesordnungspunkte, welche die zu beschließenden Thematik nicht erkennen lassen, anfechtbar sind. Denken Sie daran, dass für nicht anwesende Miteigentümer zur passgenauen Abstimmung bei der Übermittlung der Vollmacht ein genau ausformulierter Tagesordnungspunkt weniger Angriffsfläche bietet. Anfechtungsklagen sind für alle Beteiligten aufwendig und wenn sie von vornerein vermieden werden können, umso besser.

Tagesordnungspunkte rechtzeitig einreichen und genau formulieren!

Nun wird ebenfalls klar, wie wichtig die rechtzeitige und genaue Übermittlung von Tagesordnungspunkten ist. Leider wimmeln viele WEG-Verwalter wichtige und objektiv relevante Anliegen, die das Sonder- oder Gemeinschaftseigentum betreffen, leider einfach ab. Oft geschieht das Ausreden von TOPs natürlich nicht schriftlich, sondern bevorzugt via Telefon. So ist es am einfachsten für die Verwalter und für Sie schlecht nachweisbar, was eigentlich genau gesagt wurde. Ein Alarmzeichen ist die Verwechslung von Sachebene und persönlicher Ebene! Ist Ihr Tagesordnungspunkt im Interesse aller und wirtschaftlich sowie nach objektiven Maßstäben vernünftig, gibt es keinen Grund für die Verwaltung, auf die persönliche Ebene zu wechseln! Häufig wird die Aufnahme von Tagesordnungspunkten jedoch schlichtweg ignoriert. Warum? Die Umsetzung von Beschlüssen bedeutet Arbeit für die Verwaltung. Darüber hinaus folgen so gut wie nie Konsequenzen aus der Untätigkeit. In Gruppen orientierten sich Menschen stark an der Mehrheitsmeinung. Besteht diese darin, die Eigentümerversammlung möglichst schnell und harmonisch ablaufen zu lassen, ist der Beirat mit seinen Aufgaben überfordert und niemand ausreichend an dem Werterhalt der Liegenschaft interessiert, kann man sich den Sanierungsstau vieler Wohnungseigentümergemeinschaften sehr leicht herleiten.

Zu den beliebten Ausreden unseriöser Verwalter, Tagesordnungspunkte nicht aufzunehmen, gehören beispielsweise:

• “Uns hat Ihr Anliegen leider nicht mehr rechtzeitig erreicht” – obwohl Sie mit Ihrem Einschreiben und dem Absenden der E-Mail das Gegenteil beweisen können. Das interessiert viele Verwalter aber gar nicht.
• “Diesen Punkt muss ich leider auf die nächste Eigentümerversammlung setzen, da ich aktuell schon mit drei Firmen in Kontakt zu der Balkonsanierung stehe. Ich habe aber dummerweise noch keine Angebote von den Firmen erhalten”. Geschickt, aber leider oft nicht die Wahrheit und in vielen Fällen wird das Thema Balkonsanierung einfach unter den Teppich gekehrt. Für Jahre!
• “Ihren TOP können wir leider nicht aufnehmen, da dieser Punkt rechtliche Schwierigkeiten für die WEG bedeuten würde.” Unsinn, wenn es beispielweise um den Austausch der Wasserzähler aus den 1980er Jahren geht, den Sie als dringenden Tagesordnungspunkt aufgenommen haben möchten!
• “Also wenn Sie diesen Punkt wirklich aufnehmen wollen, wird das sehr viel Unruhe in der WEG geben. Auch wenn das Dach unbedingt neu gedeckt werden müsste – Ihre Nachbarn können die Sonderumlage, die dann fällig ist, gar nicht bezahlen.” Das mag alles sein, aber das ist nicht Ihr Problem als Eigentümer, wenn dringender Sanierungsbedarf besteht.
• “Frau Maier aus dem Kundenservice ist leider krank, sie hat bestimmt nur vergessen, Ihren Punkt mit aufzunehmen. Es ist so schwer, gutes Personal zu finden.” Interne Probleme, besonders bei großen WEG-Verwaltungen, werden immer wieder vorgeschoben, wenn die Arbeit nicht gemacht wird. Unglücklicherweise schiebt man die oft schlecht bezahlten und in weniger gut geführten Verwaltungen sehr häufig wechselnden Mitarbeiter vor. Interne Personalprobleme müssen Sie als Eigentümer nicht ausbaden! Jede Wette, dass Ihr Tagesordnungspunkt der Liste fernbleibt!
• “Wir können den Tagesordnungspunkt leider nicht aufnehmen, wir haben die anderen Eigentümer schon vorab gefragt, die wünschen dies nicht.” Als ob eine Hausverwaltung, die derart dreist Arbeit ablehnt, sich die Mühe tatsächlich machen würde!
• “Natürlich nehmen wir Ihren Punkt “Diskussion und Beschlussfassung über die Sanierung der Wasserleitungen” gerne unter Punkt 8 “Sonstiges” auf! Wir diskutieren das dann nach der Beschlussfassung über die anderen Themen.” Ein geschicktes Zustimmen, das streng genommen keins ist. Unter “Sonstiges” werden lapidare Themen diskutiert und keine rechtskräftigen Beschlüsse gefasst, sondern lediglich anfechtbare.

Wie ersichtlich wird, gibt es in der Praxis zahlreiche Ausreden, die Tagesordnungspunkte gar nicht erst aufzunehmen. Umso wichtiger ist es, dass Sie sich einlesen und die Prinzipien der ordnungsgemäßen Verwaltung verinnerlichen, um abschätzen zu können, ob Ihr Tagesordnungspunkt vernünftig ist – Vernunft ist ein sehr ungenaues Konzept – und dem Interesse der Gemeinschaft dienlich ist. In größeren Liegenschaften mit viel Sanierungsbedarf und konträren Interessensschwerpunkten kann eine Vielzahl an TOPs in der Eigentümerversammlung eine sehr lange Veranstaltung bedeuten, in der wiederum viele Beschlüsse gefasst werden, die der WEG-Verwalter anschließend umsetzen muss. Viel Arbeit also, die sich wenig vertrauenswürdige Verwaltungen gerne von vornerein ersparen, indem sie Tagesordnungspunkte einfach nicht auf die Liste gesetzt werden!

Was ist zu tun, wenn die Tagesordnungspunkte nicht aufgenommen werden?

Haben Sie bereits gut vorgesorgt und beispielsweise mit dem Verwaltungsbeirat Kontakt aufgenommen oder andere Miteigentümer, die ähnliche Interessen haben, kontaktiert? Laut von § 24 Abs. 3  WEG kann der Vorsitzende des Verwaltungsbeirates einen Tagesordnungspunkt aufnehmen, wenn dieser objektiv sinnvoll ist, sollte die Verwaltung sich weigern. Sie haben bereits nachweislich und rechtzeitig Tagesordnungspunkte übermittelt und die Punkte werden nicht berücksichtigt?Wenn Sie sehen, dass seit Jahren keine wichtigen Beschlüsse gefasst oder umgesetzt wurden, droht Sanierungsstau. Muss irgendwann eine Sonderumlage erhoben werden, wird es teuer für Vermieter, aber auch für die Eigentümer, die Ihre Wohnung selber nutzen. Auch selbst dann, wenn Sie die TOPs mit dem Hinweis überreichen, dass diese ordnungsgemäßer Verwaltung entsprechen, reagieren viele Verwalter leider gar nicht mehr auf die Eigentümer und ignorieren diese komplett. Eine Möglichkeit gibt es noch: Besonders dann, wenn der Wohnungseigentümergemeinschaft bei Nicht-Beschlussfassung ein Schaden droht, sollten Sie über rechtliche Schritte nachdenken. Ist der Tagesordnungspunkt dringend und betrifft er beispielsweise eine wichtige Instandsetzungmaßnahme, mit der Sie großen Schaden von der WEG abwenden möchten, können Sie einen richterlichen Beschluss am zuständigen Amtsgericht erwirken.

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