Die Betriebskostenverordnung – was muss ich wissen?

Immer mal wieder taucht der Begriff irgendwo auf, aber was versteht man genau unter dem Begriff Betriebskostenverordnung? Warum sollte man als Vermieter oder Mieter davon schon einmal gehört haben? Ganz einfach: Im Mietvertrag ist von Betriebskosten die Rede, oft finden sich Sätze wie “Der Mieter trägt die Nebenkosten nach §2 Betriebskostenverordnung”. Dies bedeutet nichts anderes, dass der Mieter sämtliche Kostenpositionen, die in §2 der Betriebskostenverordnung aufgeführt werden, tatsächlich übernimmt. Um als Vermieter nichts falsch zu machen und um die Positionen korrekt umzulegen, muss man folglich genau wissen, was darunter zu verstehen ist. Dies gilt auch für Mieter, die genaue Kenntnisse darüber haben sollten, welche Betriebskosten überhaupt umlagefähig sind. Oft dient der Zusatz “sonstige Betriebskosten” als trüber Topf für nicht näher bestimmte Kostenpositionen. Zeit, sich dem Thema Betriebskostenverordnung zu widmen und im Detail zu schauen, was darunter zu verstehen ist.

Die Betriebskostenverordnung: verbindlich oder nicht?

Die “Verordnung über die Aufstellung von Betriebskosten“ – so die offizielle Bezeichnung – wird mit BetrKV abgekürzt. Diese Verordnung regelt ganz genau, welche Positionen als Betriebskosten angerechnet werden können und welche Aufwendungen auf den Mieter umgelegt werden dürfen. In der einmal jährlich zu erstellenden Nebenkostenabrechnung dürfen nur jene Positionen auf den Mieter umgelegt werden, die auch tatsächlich in der Betriebskostenverordnung aufgelistet werden – ganz verbindlich! Somit erklärt sich, warum beide Parteien, Mieter wie Vermieter, sich gut mit dem Thema Betriebskostenverordnung auseinandersetzen müssen. Die Betriebskostenverordnung ist also das Regelwerk für den Bereich Mietnebenkosten schlechthin.

Auch wenn man es vielleicht bisher anders aus seinen alten Mietverhältnissen kannte: an den Vorgaben der Betriebskostenverordnung kommt man nicht vorbei.

Die Betriebskostenverordnung: Grundlage für die Nebenkostenabrechnung

Wenn Sie eine Wohnung vermieten, können Sie gemäß § 556 BGB gewisse Nebenkosten, welche durch die Instandhaltung und den Besitz einer Eigentumswohnung entstehen, auf Ihren Mieter umlegen. Zu den sogenannten umlagefähigen Nebenkosten zählen jedoch lediglich jene Nebenkosten, die regelmäßig entstehen. Da das BGB diese einzelnen Positionen nicht auflistet, gibt es die Betriebskostenverordnung, die konkret vorgibt, was auf den Mieter umgelegt werden kann. Als eine Art Nachschlagewerk werden dort all jene Nebenkosten aufgezeigt, die ein Vermieter von seinem Mieter via Nebenkostenabrechnung zurückholen darf und eben auch, welche nicht. Wollen Sie als Vermieter nun die Nebenkosten im Einklang mit der Betriebskostenverordnung umlegen, ist es nicht zwingend nötig, diese als Anhang zum Mietvertrag beizulegen. Dies ist in vielen aber Fällen üblich und für den Mieter eine ganz gute Übersicht.

Wenn Sie vor der Erstellung oder der Unterzeichnung eines Mietvertrages nicht sicher sind, was zu den Betriebskosten gehört, dann schauen Sie in die Verordnung und auf das Kleingedruckte. Auch kommt es leider immer mal wieder vor, dass gewerbliche Vermieter bei den Nebenkosten nicht die richtigen Positionen benennen oder abrechnen. Schauen Sie genau hin!

Die Rechte und Pflichten des Vermieters im Überblick

Mietverträge: Achtung, nicht zu allgemein formulieren!

Obacht bei den Mietverträgen: Wird nicht auf die Betriebskostenvereinbarung Bezug genommen, dann ist ein Vermieter dazu angehalten, alle Betriebskosten im Vertrag anzuführen, die er auf seinen Mieter umlegen will. Allgemeine Sätze im Vertrag wie “Der Mieter bezahlt die Nebenkosten.” reichen daher nicht aus. Ratsam ist daher der Bezug zu der Betriebskostenverordnung und zu deren §2 wie etwa “Der Mieter trägt neben der Miete die Nebenkosten nach § 2 der Betriebskostenverordnung”. Bei den Mietnebenkosten man als Vermieter wirklich aufpassen und darf auf keinen Fall nur beispielhafte Nebenkosten im Mietvertrag vermerken. Das hat zur Folge, dass nur die aufgeführten Punkte verbindlich vom Mieter übernommen werden. Der Hintergrund: Gesetzlich ist nicht vorgesehen, dass die Zahlung von Betriebskosten durch den Mieter, sondern durch den Vermieter erfolgt. Laut § 535 Abs. 1 Satz 3 (BGB)  er (der Vermieter) hat die auf der Mietsache ruhenden Lasten zu tragen. Die übliche Praxis sieht aber nach § 556 Abs. 1 Satz 1 BGB so aus: Die Vertragsparteien können vereinbaren, dass der Mieter Betriebskosten trägt. Dies ist der Regelfall, und zwar durch eine rechtswirksam vereinbarte Abwälzung der Betriebskosten auf den Mieter. Nicht gut sind daher auch unkonkrete Sätze wie “Der Mieter trägt sämtliche Hauskosten”. Sämtliche Kosten müssen eindeutig bestimmt und konkretisiert sein, sodass für Mieter sofort ersichtlich ist, welche Kosten zu zahlen sind.

Achtung: Wenn im Mietvertrag wichtige Betriebskosten außer Acht gelassen oder in einem Mustermietvertrag nicht angekreutzt werden, können diese nicht später z. B. durch das Festlegen einer Hausordnung vom Mieter zurückgeholt werden.

Das gehört zu den Betriebskosten: alle Angaben auf einen Blick

• Kosten für die Grundsteuer: Eigentümer oder Erbbauberechtigte erhalten durch die Gemeinde oder das Finanzamt die beständige Belastung der Grundsteuer. Diese kann auf den Mieter umgelegt werden.
• Kosten für die Wasserversorgung: Neben den Kosten für den Wasserverbrauch sind Kosten für die Wasserzähler inklusive Eichkosten, die Kosten für die Berechnung und Aufteilung sowie die Kosten für Wasseraufbereitungsanlagen und Wasserhebeanlagen zu nennen.
• Heizkosten: Unter andere sind Betrieb, Brennstoffkosten und -lieferung, Betriebsstromkosten, Kosten für Pflege, Bedienung un Überwachung inkl. Feststellen der Betriebssicherheit vermerkt, ebenso Reinigungskosten für die unterschiedlichen Heizungsarten (z. B. zentrale Heizungsanlage oder Gaseinzelfeuerstätte).
• Kosten für Warmwasser: Betrieb der Warmwasserversorgungsanlage, dazu Reinigung und Wartung von Warmwassergeräten.
• Kosten verbundener Heizungs- und Warmwasserversorgungsanlagen: Ebenso wie bei den reinen Warmwasseranlagen kommen  unter anderem Kosten für die Überwachung der Anlage, Pflege und Wartungsarbeiten dazu.
• Kosten für Personen- oder Lastenaufzüge: Anfallende Kosten beinhalten die Kosten für den Betriebsstrom, die Überwachung und Pflege, regelmäßige Prüfung der Betriebsbereitschaft und -sicherheit; Reinigung der Anlage.
  
• Kosten für Straßenreinigung und Müllbeseitigung: Dazu gehören Kosten für die öffentliche Straßenreinigung sowie Kosten für die Müllabfuhr, inklusive der dazugehörigen Kosten für dieMüllkompressoren, Müllschlucker usw., die in der Regel schon in den Kosten inkludiert sind.
• Kosten für Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung: Dies beinhaltet Kosten für die Reinigung der Flächen, die von allen Bewohnern genutzt werden wie Flure, Kellerräume, Treppen, Waschküchen oder Zugänge und dergleichen.
• Kosten für Gartenpflege: Hierunter fallen sämtliche Kosten für die Pflege der Garten- und Grünflächen einer Anlage, inklusive Erneuerung von Pflanzen und Gehölzen sowie Spielplatzpflege (Sanderneuerung usw.), dazu Pflege von nichtöffentlichen Plätzen, Zufahren und Zugängen.
• Kosten für Beleuchtung: Zu den Stromkosten für die Außenbeleuchtung kommen die Kosten für die Beleuchtung von gemeinschaftlich genutzten Gebäudeteile wie etwa für den Keller, den Flur, Dachboden, Tiefgarage, Zugänge und Waschräume.
• Kosten für die Schornsteinreinigung: Kehrgebühren gemäß der entsprechenden Gebührenordnung.
• Kosten für Sach- und Haftpflichtversicherung: Versicherungskosten gegen Feuer-, Sturm-, Wasser- sowie sonstige Elementarschäden, Glasversicherung und Haftpflichtversicherung für das Gebäude, den Öltank und den Aufzug.
• Kosten für den Hauswart: Für den Hauswart fallen nicht nur die reinen Vergütungskosten, sondern auch Sozialbeiträge und alle geldwerten Leistungen.
• Kosten für den Betrieb der Gemeinschaftsantennenanlage oder Kosten für den Betrieb der Breitbandverteileranlage: beide inklusive u.a.  Betriebsstrom, Prüfung der Betriebsbereitschaft usw.
• Kosten für den Betrieb der Einrichtung für Wäschepflege und/oder Wäschetrockung: Ergänzend zu den Kosten des Betriebsstroms und der Wasserversorgung kommen Kosten für Überwachung, Reinigung und Pflege der Einrichtungen, die Kosten für die regelmäßige Prüfung der Betriebssicherung und Betriebsbereitschaft.
• Sonstige Betriebskosten.

Das ist die grobe Auflistung, die im eigentlichen Gesetzestext sehr ins Detail geht, etwa hinsichtlich der Wartung und Pflege von Heizungsanlagen. Hier geht es zum Gesetzestext für die Betriebskostenverordnung. Dort sind alle Details vermerkt.

Sonstige Nebenkosten? Was versteht man darunter?

Was schon so ungenau klingt, ist dementsprechend eine klassische Vorlage für Unstimmigkeiten zwischen Mietern und Vermietern. Um jeglichen Ärger zu vemeiden, ist es sinnvoll, im Mietvertrag genaue Wortlaute zu verwenden. Der Hintergrund dazu: Umlagefähig sind die sonstigen Betriebskosten grundsätzlich nur dann, wenn sie im Mietvertrag ausdrücklich im Einzelnen bezeichnet werden. Die bloße mietvertragliche Bezeichnung „sonstige Betriebskosten“ reicht dafür nicht aus (Bundesgerichtshof (BGH), Urteil vom 07.04.2004, Az.: VIII ZR 167/03). Das bedeutet, dass die umzulegenden Kostenpositionen im Rahmen der sonstigen Betriebskosten einzeln genannt und genau bezeichnet werden müssen. Unklare Formulierungen gehen dabei zu Lasten des Vermieters. Zu den sonstigen Betriebskosten gehören beispielsweise all die Dinge, die regelmäßig anfallen können, wie etwa Wartungsaufgaben von Alarmanlagen, Rauchmeldern, Schwimmbädern oder Feuerlöschern. Einmalige Reinigungsleistungen wie etwa das Entfernen von Graffitis an der Tür, gehören nicht dazu.

Der Punkt “sonstige Betriebskosten” sollte nicht dazu verwendet werden, einfach alle Aufwendungen dem Mieter zuzuweisen. In der Praxis sieht das leider oft anders aus.

Was NICHT zu den Betriebskosten gehört

Das, was nicht zu den Betriebskosten gehört, regelt  § 1 Absatz 2 der Betriebskostenverordnung.

Die folgenden Kosten dürfen grundsätzlich nicht auf Mieter umgelegt werden:

1. Die Kosten der zur Verwaltung des Gebäudes erforderlichen Arbeitskräfte und Einrichtungen, die Kosten der Aufsicht, der Wert der vom Vermieter persönlich geleisteten Verwaltungsarbeit, die Kosten für die gesetzlichen oder freiwilligen Prüfungen des Jahresabschlusses und die Kosten für die Geschäftsführung (Verwaltungskosten).
2. Die Kosten, die während der Nutzungsdauer zur Erhaltung des bestimmungsmäßigen Gebrauchs aufgewendet werden müssen, um die durch Abnutzung, Alterung und Witterungseinwirkung entstehenden baulichen oder sonstigen Mängel ordnungsgemäß zu beseitigen (Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten).

Folglich ist es für beide Parteien wichtig zu wissen, dass die anstehenden Kosten für die Verwaltung nicht auf den Mieter abgewälzt werden. Somit kann auch ein Privatvermieter, der die Administration seiner Wohnung(en) nicht einer Miethausverwaltung übergibt, seine persönlich geleistete Verwaltungsarbeit nicht in Rechnung stellen – auch wenn je nach Objekt sicher viel Arbeit anfällt. Für all jene Wohnungseigentümer, die gerade eine Wohnung geerbt haben oder die frisch gekauft und vermietet haben, ist die Erkenntnis wichtig, dass die Instandhaltungsrücklage als Teil des monatlich zu entrichtenden Hausgelds ebenfalls nicht zu den umlagefähigen Kosten gehört. Jetzt wird klar, wie essenziell eine gut verwaltete Eigentumswohnung mit vorausschauend geplanter Rücklage tatsächlich ist. Steigt der Anteil zur Instandhaltungsrücklage aufgrund von Sanierungsstau deutlich, ist das Vermieten mitunter recht unattraktiv. Da auch die Reparaturkosten vom Vermieter getragen werden, sind schlecht verwaltete Immobilien selbstredend kostenintensiv im Unterhalt.

Über die Autorin